Управление внешним ЭДО на базе единой платформы

В любой компании с момента принятия решения о переходе на цифровой документооборот на ИТ-службу или Центр компетенции ЮЗЭДО сваливается колоссальная задача по обеспечению и дальнейшему развитию инфраструктуры для работы с электронными документами.

Вопросы, которые требуется решить ИТ-специалистам, можно условно разделить на две группы. Первая группа – внешние требования, которые предъявляются к информационным системам ЭДО со стороны участников рынка. Это поддержка и актуальных изменений в работе операторов, и регулярного обновления законодательства, ведь согласно Концепции ФНС уже к концу 2024 года 95 % счетов-фактур и 70 % накладных должны выставляться в электронном виде.

Вторая группа – это внутренние требования, которые продиктованы желанием бизнес-заказчиков и пользователей системы повышать операционную эффективность, скорость и безопасность документооборота. Здесь ИТ-отделу приходится решать такие задачи, как: обеспечение взаимодействие с несколькими операторами ЭДО; создание документов в формате, предусмотренном регулятором; хранение электронных документов, в том числе долговременное; интеграция с существующими ИТ-системами (учетные системы, СЭД системы и др.). Автоматизация рутинных процессов также не заставит себя ждать и ИТ-специалистам потребуется учитывать и дополнительные просьбы пользователей ЭДО: формирование удобного отчета по статусам обработанных электронных документов для бухгалтера или финансиста, указание специальной информации для определенных групп клиентов в отправляемых документах и многое другое.

С течением времени объем внешних и внутренних требований к системам прогнозируемо будет расти, а спектр задач расширяться. Главный вопрос, который встает перед ИТ-специалистами - как выбрать такой универсальный подход к автоматизации всех процессов ЮЗЭДО, чтобы не переделывать всю инфраструктуру каждый год или не создавать монстра из десятков разных модулей, требующих дополнительных сил по интеграции между ними и с существующими ИТ-системами.

Избежать таких проблем позволит выбор единой цифровой платформы, на базе которой будут объединены все сервисы для полноценной работы с ЮЗЭДО. В статье мы расскажем, в чем состоит данный подход и какие выгоды получит компания при его внедрении.

Суть подхода

Цифровая платформа – это единая технологическая среда, обеспечивающая аппаратную и программную совместимость различных готовых сервисов для решения отдельных бизнес-задач, а также это предоставление инструмента для разработки собственных сервисов полностью совместимых друг с другом.

Иными словами, платформа — это дом в целом, а не просто комплект стен, проводов и труб.

Применение этого подхода к организации ЮЗЭДО позволит компании:

• ускорять ввод в эксплуатацию самых востребованных функций по работе с электронными документами;

• развивать и наращивать функциональность ЭДО по мере необходимости изменений в законодательстве;

• сокращать сроки реализации дополнительного функционала;

• гарантировать бесшовную интеграцию всех решений, вовлеченных в электронный документооборот.

Благодаря такому подходу организация автоматизирует на базе единого решения до 90% процессов, в которых задействован обмен электронными документами. Кроме того, применение платформенного подхода позволяет строить экосистему управления документами постепенно, «от фундамента до крыши». Компания может двигаться поступательно, исходя из собственных потребностей и не переплачивая за лишнюю, неиспользуемую на данном этапе развития функциональность.

Когда компании стоит выбирать платформу ЮЗЭДО

Полная цифровизация документооборота и учета на предприятиях – перспектива ближайшего будущего. Эта тенденция активно поддерживается государством, принимаются новые законы. Темпы развития смежных технологий тоже не отстают: использование искусственного интеллекта для анализа данных, роботизация, мобильные интерфейсы, low-code технологии программирования скоро станут привычными для пользователей. И все эти изменения найдут свое отражение в ЮЗЭДО-платформах, давая компании уверенность в актуальности используемых решений.

Рассмотрим основные ситуации, когда компании стоит оценить альтернативу перехода на платформу для внешнего ЭДО:

• С нуля. Если компания начинает переход на цифровые рельсы и имеет стратегическое решение развивать ЭДО под различные требования (планирует регулярно обмениваться большим объемом документов, уходить от рутинных операций, имеет большой пул контрагентов и т.д.), но на старте проекта не очень понятно, во что это может вырасти. В этом случае выбор платформенного решения позволит тиражировать функционал на все бизнес-процессы компании, участвующие в цифровом документообороте.

• Частичная автоматизация. Когда компания поступательно внедряет ЭДО, по мере развития проекта возникает множество задач, связанных с обработкой документов. Бизнесу требуется поддержка этих процессов, их интеграция с различными учетными системами, ведь пользователи могут обрабатывать документы в нескольких сервисах операторов ЭДО и тратить на это большое количество времени. В этом случае платформенный подход избавит компанию от отдельных интеграционных решений и частичной автоматизации и позволит реализовать «единое окно» для внешнего документооборота.

• «Зоопарк» решений для автоматизации возникает, когда компания уже использует много разных IT-продуктов, каждый из которых необходим для решения определенного набора бизнес-задач. В процессах электронного документооборота могут быть задействованы несколько информационных систем для создания, согласования и обработки электронных документов (учетные и СЭД-системы, решения по управлению закупками и др.). Постоянное обслуживание отдельных процессов из-за обновлений законодательства, операторов ЭДО или собственных, требует выделения ресурсов и накладывает на компанию высокие финансовые затраты: разработка и поддержка нескольких коннекторов к операторам, доработка дополнительных интеграций между системами и др. Платформа позволит уйти от разрозненных решений, избежать проблемы нагромождения десятков модулей, связующих между собой корпоративные системы.

Гибкая подстройка под требования каждого проекта позволяет создать на базе платформы ЮЗЭДО максимально гармоничную экосистему, объединяющую все важные бизнес-процессы в «одном окне». Отметим и то, что в рамках такого программного продукта возможно легко объединить внутренние и внешние требования.

Чек-лист по выбору платформы ЮЗЭДО

Переход на единый программный продукт позволит создать практически мгновенный и эффективный документооборот по любым бизнес-процессам. Платформа уже имеет готовую функциональность для соответствия как базовым внешним требованиям, так и наиболее популярным запросам бизнеса к ЭДО. Адаптация под отдельные потребности, обусловленные спецификой каждой организации, не отнимет много ресурсов ИТ-отдела.

Основные требования, которые стоит учитывать при выборе решения:

С точки зрения стоимости владения платформа ЮЗЭДО — это весьма выгодная инвестиция: во-первых, есть возможность начать с компактной лицензии и расширять ее с учетом появления новой функциональности и пользователей. Во-вторых, платформенный подход снижает требования к разнообразию экспертизы специалистов, которые должны развивать ЭДО-системы.

Всегда ли платформа лучше, чем отдельные решения? У компаний со сравнительно небольшими объемами документооборота (5-10 тыс. документов в месяц) и не очень широкой сетью контрагентов может быть не так много участков для сложной автоматизации ЭДО. Возможно, им будет достаточно внедрить одно или два отдельных решения для покрытия своих задач. Например, это может быть сервис оператора ЭДО, который будет использован для оптимизации получения и передачи электронного документа, без регистрации в учетной системе, что станет только частью общего процесса автоматизации.

Оба варианта возможны и применимы в любой компании, и для разумной адаптации системы под особенности процессов ЭДО организации, мы рекомендуем верно оценить свои ресурсы, масштабы и амбиции.

Основная функциональность платформы ЮЗЭДО на примере TerraLink xDE

Итак, внедрение платформы – лучшая возможность автоматизировать большинство бизнес-процессов, в которых так или иначе задействованы юридически значимые документы. Рассмотрим наиболее актуальную функциональность платформы-ЮЗЭДО на примере решения TerraLink xDE:

• Мультипровайдерность или мультиоператорная шина. Иными словами – возможность работать сразу с несколькими операторами ЭДО, что снижает нагрузку на обмен документами через роуминговое соединение. Но вместе с тем платформа должна уметь поддерживать обмен документами и в роуминге, и в формате «единого окна». TerraLink xDE поддерживает работу с сервисами 8-ми операторов ЭДО (Диадок, Тензор, Такском, Docrobot, СФЕРА Курьер, Калуга Астрал, СИСЛИНК, Edisoft). При желании компания-заказчик может подключить для обмена электронной документацией других операторов.

• Готовые модули для работы с электронными документами непосредственно в учетной системе. Это действительно очень удобный подход, который, к тому же, занимает минимум времени на внедрение и адаптацию к привычным для сотрудников компании условиям работы. TerraLink xDE может быть напрямую интегрирован с учетными системами SAP и 1С. Дополнительно решение можно встроить в любую другую систему посредством программного доступа (xDE Pro API).

• Внутренний оператор обмена документами, который позволяет обмениться неформализованными документами с применением УКЭП или УНЭП без участия оператора ЭДО. TerraLink xDE также предлагает данный модуль для обеспечения сквозные цифровых процессов, который стартуют и завершаются в электронном виде. 

• Обеспечение единого центра поддержки по всем операторам ЭДО. Компании не придется отслеживать частые изменения API операторов ЭДО, а также подстраиваться под нюансы и особенности их процессов. Это крайне важный момент, поскольку процессы обработки у разных операторов отличаются, а особенности компаний-клиентов при этом практически не учитываются.

• Хранение электронных документов. TerraLink xDE имеет встроенный модуль для хранения файлов электронных документов, электронных подписей к ним и прочих технических квитанций, печатных форм с обеспечением долговременного хранения.

Эффективность внедрения цифровых процессов и системы электронного документооборота в полной мере можно оценить лишь спустя некоторое время – не менее полугода, а лучше по истечении полноценного рабочего года эксплуатации. Сквозные процессы дают дополнительное преимущество компаниям – накапливается единый архив организации в цифровом виде. Это обеспечивает быстрый поиск информации, строгое распределение прав доступа для каждой категории сотрудников и реализацию необходимого уровня защиты и конфиденциальности данных.