Как извлечь из МЧД максимальную пользу? Интервью с экспертом
Зарина Сафиуллина, директор направления ЮЗЭДО в ТерраЛинк, обсудила с экспертом по ЭДО Еленой Анатольевной Бельской преимущества от внедрения машиночитаемых доверенностей и доработки, которые нужно внести компаниям во внутренние системы для эффективного перехода на МЧД.
- Елена Анатольевна, как Вы относитесь к внедрению МЧД? Вы считаете, что это положительная тенденция в сфере электронного документооборота, или что МЧД, наоборот, усложняет его ведение?
- Я придерживаюсь, скорее, непопулярного мнения среди бизнес-сообщества относительно МЧД, так как на сегодняшний день еще много неурегулированных вопросов и технических проблем. Но я – «за» МЧД. В перспективе я вижу позитивные эффекты от использования электронных доверенностей. Если полноценно внедрить новый подход, учесть особенности работы с доверенностями и перейти на них во всех системах, со всеми госорганами и контрагентами, то от МЧД получим преимущества.
- Насколько, по Вашему мнению, все внешние системы готовы к работе с МЧД? Например, системы операторов электронного документооборота, которые сейчас являются для В2В-сектора основными узлами для передачи и регистрации МЧД, системы госорганов, которые принимают электронные документы, сдачу отчетности?
- На текущий момент полноценно к использованию МЧД готовы не все госорганы и контрагенты. В августе было продлено действие закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» в части применения квалифицированных подписей с реквизитами юридического лица, и у бизнеса появилась возможность более гладко перейти на подписание квалифицированными подписями физических лиц с применением МЧД.
Сейчас мы находимся в ситуации, когда параллельно существует несколько форматов доверенностей: ряд отдельных форматов для госорганов, разные версии форматов для контрагентов. Есть сложности с оформлением доверенностей и их применением по передоверию, с реализацией групповых доверенностей, нотариальным заверением и другие вопросы, которые предстоит решать.
Если бы законодательство дало отсрочку больше, чем до сентября 2024 года, то, скорее всего, все стремились бы перейти на единый формат доверенностей. Сейчас же мы вынуждены оформлять на одного и того же подписанта несколько доверенностей по разным направлениям ЭДО.
- Значит Вы считаете, что лучше было бы ещё отодвинуть срок обязательного внедрения МЧД?
- На мой взгляд, в первую очередь правильнее было бы обязать госорганы внедрить МЧД в свои системы, установить единые правила представления МЧД, доработать классификатор полномочий. После технической готовности систем установить период необязательного применения МЧД для выявления сложных нюансов и доработки систем, а затем вводить обязательность. Это создало бы технические условия для одновременного перехода на единые стандарты. Сейчас же мы оказались в ситуации, когда спешим реализовать хотя бы что-то частями, и это неэффективно и для государства, и для бизнеса.
- На Ваш взгляд, кому тяжелее переходить на МЧД: крупным компаниям с высокой степенью цифровизации процессов либо средним и мелким предприятиям?
- Я думаю, что средним и мелким предприятиям проще переходить на МЧД, поскольку сегодня есть системы, в которых доверенность можно формировать бесплатно, не нужно использовать дополнительные системы и интеграции. К тому же, у таких организаций простые правила по формированию доверенностей: им, как правило, не требуется передоверие и нотариальное заверение. Во многих системах ЭДО применение простых доверенностей уже технически реализовано хотя бы в минимальных требованиях.
Крупные компании, у которых много пользователей подписантов, единоличным исполнительным органом являются управляющие компании, применяются разные направления ЭДО (ЭДО с госорганами, с контрагентами, кадровое ЭДО), на сегодняшний день сталкиваются с большими сложностями даже при формировании самой доверенности нужного формата.
- Придется ли существенно переделывать внутренние системы для работы с МЧД или будет достаточно минимальных доработок, так как система уже давно отлажена под ЭДО?
- Доработки систем можно разделить на два направления: это доработки систем, где формируется доверенность, и доработки систем, в которых используются эти доверенности и подписываются электронные документы. Как правило, у крупных компаний для формирования бумажных доверенностей есть своя система, которую целесообразно доработать ещё и для формирования электронных.
Также требуется дорабатывать системы, в которых происходит формирование и подписание электронных документов, если они интегрированы с системами операторов ЭДО, так как реализованных доработок у оператора недостаточно для применения подписей физических лиц и МЧД.
- Елена Анатольевна, можете детальнее рассказать, какой функциональностью должна обладать внутренняя система для того, чтобы работать с МЧД? Наверное, самое простое – это уметь формировать xml в формате, который требует законодательство. Может быть, есть ещё какие-то особенности?
- Дополню вашу мысль: не просто формировать в xml, а формировать в соответствующем xml соответствующего формата. Желательно делать это в одной системе для всех госорганов и контрагентов, где пользователь может подать заявку на выпуск доверенности, указать направление её использования и получить соответствующий формат доверенности. Должна быть и единая система создания, и единая система хранения.
Требования к системе могут быть следующие: отслеживание статусов формирования доверенностей, возможность видеть жизненный цикл самой доверенности (начиная с её создания, подписания и регистрации в ЦПРР ФНС при необходимости), а также наличие аналогичного жизненного цикла, когда возникает потребность отозвать доверенность. Автоматическая актуализация информации из классификатора полномочий, который ведет Минцифры. Целесообразно заложить в систему функционал оповещения пользователей о сроках истечения доверенности и необходимости ее перевыпуска.
Также следует предусмотреть снижение трудозатрат. Например, на этапе формирования МЧД, чтобы исключить ошибки ручного ввода и не вводить каждый раз персональные данные представителей или данные юридического лица, целесообразно настроить интеграцию с учетной системой, содержащей актуальные персональные данные работников, или вести справочники.
Исключить трудозатраты при передаче данных о созданных или отозванных МЧД реально, настроив интеграцию с соответствующими системами ЭДО.
И, безусловно, система управления МЧД должна удовлетворять требованиям информационной безопасности и обеспечивать защиту персональных данных.
Если говорить про системы ЭДО, в которых с помощью КЭП физического лица и МЧД происходит подписание, то следует закладывать такие параметры, как ведение реестра подписантов с указанием статуса МЧД, связей генеральной МЧД с МЧД на передоверии, передача МЧД в пакете или включение информации о МЧД в электронный документ, проверка подписанта и его полномочий при подписании на нашей стороне и в электронном документе контрагента. Доработать информационную систему на заполнение обязательного реквизита первичного учетного документа - должности подписанта. Должность как правило отсутствует в системах и нет ее уже в сертификатах подписей физического лица.
- Елена Анатольевна, Вы упомянули электронное хранение. Есть компании, которые не организуют у себя хранение электронных документов и надеются в этом на операторов электронного документооборота. Теперь появляются машиночитаемые доверенности, которые представляют собой полноценный файл электронного документа с электронной подписью. Его нужно хранить внутри компании или «оставить на откуп», например, того же блокчейна, где будет эта доверенность?
- В законодательстве есть требования к хранению своих документов, в том числе и доверенностей, независимо от их формата, поэтому доступом к МЧД должны располагать и те, кто подписывает документы, и сама организация как доверитель. В Постановлениях Правительства РФ №223 и №224 от 21.02.2022 четко обозначено, в каких системах допустимо хранить доверенности. При этом операторы любой системы хранения МЧД должны незамедлительно передавать сведения о МЧД в ЕСИА, однако на текущий момент нет технической возможности туда отправлять информацию по выпущенным машиночитаемым доверенностям.
В качестве альтернативы хранения выпущенных МЧД можно использовать блокчейн ФНС (ЦПРР), но, к сожалению, не все виды доверенностей ЦПРР регистрирует. Есть определенные технические ограничения, которые не позволят созданную доверенность туда разместить, ФНС просто не возьмет её на хранение. Например, в МЧД на праве передоверия без нотариального заверения указаны текстовые полномочия; машиночитаемые полномочия, указанные в генеральной МЧД и МЧД на передоверии, отсутствуют в текущем классификаторе полномочий; единоличный исполнительный орган отсутствует в открытой базе ФНС по причине смены ЕИО или организация сама приняла решение закрыть такую информацию, другие причины. Поэтому выбирать для хранения только блокчейн будет опрометчиво.
- Давайте поразмышляем, какие практические эффекты принесет нам переход на машиночитаемые доверенности? Наверное, самый простой – это сокращение использования бумаги (по данным ФНС РФ общие затраты на ведение бумажного документооборота составляют более трех с половиной триллионов рублей). Есть ещё, по Вашему мнению, позитивные эффекты, которые принесет переход на использование машиночитаемых доверенностей?
- На текущий момент для большинства компаний нет эффектов от перехода на МЧД. Наоборот, – увеличиваются расходы, начиная с доработок систем, в которых формируются или используются доверенности. Также растут трудозатраты на выпуск МЧД. Если раньше можно было выпустить одну доверенность на бумажном носителе и указать там всевозможные полномочия, то сейчас нужно формировать несколько доверенностей в зависимости от формата и направления ЭДО. После этого МЧД необходимо зарегистрировать в системе, привязать к пользователю, настроить проверку на соответствие подписанту, полномочий в электронном документе контрагента или выверять это вручную.
Тем не менее, положительный эффект от перехода на МЧД и КЭПы физических лиц уже становится заметен в крупных компаниях. Если у компании было несколько подписантов, чьи подписи использовались от разных юридических лиц (т.е. технически разные подписи), то сейчас достаточно выпустить одну электронную подпись на физическое лицо.
Таким образом, компания экономит на организации выпуска этих подписей. Но заметное снижение трудозатрат и получение дополнительных эффектов в виде прозрачности процесса, уверенности в достоверности полномочий подписанта предоставит переход на единый формат машиночитаемой доверенности, единые условия её применения и доработки систем госорганов и контрагентов.
- Спасибо большое! Этот эффект очень интересен, и, мне кажется, что мы детально обсудили степень автоматизации машиночитаемой доверенности и проблематику, с которой сталкиваются компании. Надеюсь, что уже в следующем году мы сможем оценить, насколько компании справились с задачей доработки своих систем и перехода на машиночитаемые доверенности.
