Центр компетенций ЮЗЭДО – служба поддержки или управленческая инновация

Создание выделенных центров по управлению отдельными бизнес-процессами на базе крупных холдингов и предприятий становится трендом последних нескольких лет. Эта тенденция получила быстрое развитие, поскольку имеет понятную цель - централизация и оптимизация деятельности компании с ощутимым экономическим эффектом. В результате работы центра компетенций снижаются операционные риски, сопряженные с ошибками сотрудников или децентрализацией процессов, сокращаются совокупные затраты на выполнение проектов по автоматизации, а также появляется возможность своевременно реагировать на изменения бизнеса или внешних условий.

Переход на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) – одно из направлений-пионеров, которое компании выделяют для создания центра компетенций. Центр компетенций ЮЗЭДО аккумулирует в себе накопленные знания и опыт в области электронного документооборота и распространяет эту экспертизу на другие департаменты, консультирует, собирает инициативы и потребности от бизнеса. Центр не ограничивается простой функцией службы поддержки. Он становится платформой для разработки единой методологии и стратегии перехода к цифровому документообороту всей компании. Совместно с ИТ-службой, центр компетенций работает над выбором платформы для ЮЗЭДО и разработкой соответствующего функционала. После перехода на электронный документооборот центр занимается развитием и масштабированием проектов и может брать на себя выделенные функции, например, централизованную выдачу электронной подписи сотрудникам или вести отслеживание изменений законодательства и своевременно информировать ИТ-службу о необходимости доработок системы.

Функции центра компетенций ЮЗЭДО многообразны, он становится неотъемлемой частью современной компании, использующей инновационный подход к управлению и цифровизации. В нашей статье мы рассмотрим основные принципы создания центра ЮЗЭДО-компетенций.

Цели и задачи центра компетенций ЮЗЭДО

Как мы обозначили выше, основная цель центра компетенции – это реализация системного подхода к управлению и непрерывному совершенствованию процессов электронного документооборота компании, создание единого центра управления ЮЗЭДО. В зону ответственности центра входит: организация и оптимизация процессов обмена электронными документами как внутри компании, так и с внешними бизнес-партнерами или регулирующими органами, а также обеспечение прозрачности процессов.

В задачи, решаемые центром ЮЗЭДО-компетенций, входит:

• внедрение и контроль выполнения стандартов обмена электронными финансовыми документами для всей компании;

• автоматизация процессов обмена документами с учетом требований отдельных бизнес-подразделений;

• обеспечение организационной, технической поддержки в рамках ЭДО;

• формирование сводной аналитической отчетности в рамках процессов ЮЗЭДО;

• развитие системы ЭДО (перевод и масштабирование корпоративных бизнес-процессов в ЭДО);

• контроль соблюдения требований законодательства;

• популяризация ЮЗЭДО, обучение и поддержка сотрудников компании.

Когда начинать запуск центра

Центр компетенций организуется на начальном этапе перехода компании на ЮЗЭДО, когда собирается первая рабочая группа по документообороту. В этом случае департамент — инициатор перехода на ЭДО выходит на уровень руководства предприятия с планом проекта и предложением о создании единого координационного органа — он может называться центром компетенций или экспертизы ЮЗЭДО, проектным офисом или подразделением, комитетом и т.п.  Обычно, при принятии решения о создании такого центра, на уровне руководства компании выпускается приказ о выделении нового подразделения, на основе которого должны быть разработаны локальные нормативные акты, обеспечивающие его постоянное функционирование: положение, должностные инструкции.

Инициатива по созданию центра компетенций чаще всего принадлежит руководителю функционального департамента, который планирует переход на ЮЗЭДО для повышения эффективности или из-за пожеланий контрагентов обмениваться электронными документами, или в следствие требований законодательства. Руководство компании или директор по ИТ, также могут выступить с предложением по цифровизации компании и ее документооборота. Еще инициатива по созданию Центра экспертизы ЭДО может исходить от общего центра обслуживания (ОЦО) организации.

Отметим, что создание Центра компетенций возможно не только на старте проекта ЮЗЭДО. Такое подразделение может появиться уже в процессе перехода компании на цифровые рельсы. В любом случае необходимо, чтобы центр работал на постоянной основе. Это важно для того, чтобы отслеживать законодательные изменения, влияющие на внедрение ЭДО, контролировать процессы внедрения ЭДО внутри компании и взаимодействовать с другими подразделениями, в том числе и с новыми бизнес-заказчиками системы.

Управление центром компетенций ЮЗЭДО

Важную роль играет правильная организация центра компетенций ЮЗЭДО. Следует определить роли всех членов команды этого подразделения. Кто-то из членов центра компетенций может входить туда на временной основе (параллельно с основной работой), но в состав подразделения обязательно должны войти и постоянные сотрудники. Работа в центре станет их основной деятельностью. Количество постоянных членов центра зависит от стадии развития организации, а также от стадии и масштаба внедрения ЮЗЭДО.

Важно отметить, что роль руководителя центра компетенций ЮЗЭДО является основной и наиболее ответственной. Сотруднику на этой позиции необходимо глубоко понимать процессы ЭДО, знать информационные системы компании, ее оргструктуру и ответственных лиц в различных департаментах.  Это человек, способный одновременно решать несколько разноплановых задач, быстро переключаться между ними, имеющий внимательное отношение к деталям.

Развитие ЭДО сообщества вне центра

Помимо основных участников центра компетенций, в деятельность подразделения стоит вовлекать и других сотрудников компании, заинтересованных в развитии и оптимизации ЮЗЭДО, в компетенции которых входят различные нормативные аспекты электронного документооборота: юристов, бухгалтеров, кадровиков и т.д. 

Развивать такое сообщество можно с помощью следующих действий:

• проведение регулярных мероприятий в рабочее время, на которых команде центра компетенций ЮЗЭДО можно будет задать вопросы, внести предложения, поделиться идеями и даже покритиковать их;

• создание канала в мессенджере для поддержки и возможности задавать вопросы по актуальным темам и изменениям законодательства, организации бизнес-процессов и др.;

• создание и продвижение неформальных групп по ЭДО и поощрение сотрудников за вступление в них и участие в их работе;

• проведение более формального обучения по конкретным продуктам и по самой платформе ЮЗЭДО.

Единая платформа для ЮЗЭДО

Крупным компаниям бывает непросто встроить ЭДО в существующую бизнес-модель, в том числе из-за того, что каждое подразделение может использовать отдельные ИТ-решения для бизнес-процессов электронного документооборота. В этом случае возникают затраты на покупку нескольких систем для организации документооборота, а затем на их интеграцию. Эффективность проекта снижается. Во-первых, покупка системы частями (модулями) всегда дороже, чем внедрение единой платформы. Во-вторых, чем разнообразнее внедряемые системы, и чем меньше подразделения учитывают требования к ИТ друг друга, тем выше риски разрывов в бесшовном процессе документооборота и операционные расходы на работу в ЭДО.

Центр компетенций ЮЗЭДО объединяет потребности различных подразделений и тем самым способствует внедрению единой системы ЭДО. Единая система позволит избежать проблемы нагромождения десятков модулей, связующих между собой корпоративные системы, и реализовать внедрение единой платформы для обеспечения юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО-платформы).

В отличие от альтернативных вариантов интеграции (например, стандартных коннекторов и модулей), единая ЮЗЭДО-платформа, например, TerraLink xDE, обладает более широким функционалом с возможностью гибких настроек и кастомизации. В то же время, это готовый продукт, не требующий больших инвестиций в индивидуальную разработку решения с нуля. Таким образом, компания имеет возможность оптимизировать большинство операционных процессов, адаптировав систему под внутренние требования и вложив меньше средств в доработку и поддержку собственного программного обеспечения.

Благодаря этому подходу организация автоматизирует на единой платформе ЭДО процессы (до 80%), в которых задействован обмен электронными документами, получая услуги нескольких операторов по одному каналу.

Опыт и профессиональные услуги

Для запуска центра компетенций по ЭДО компания может изучить и использовать накопленный опыт компаний в области оптимизации процессов документооборота. Реализацию проекта по созданию центра можно осуществить и совместно с профессиональной командой партнера, которая поможет с внедрением и сопровождением программного обеспечения, станет надежным консультантом в построении и автоматизации процессов электронного документооборота.

Специалисты TerraLink могут оказать весь необходимый спектр услуг:

• расчет оптимальной численности работников подразделения;

• разработка организационной структуры подразделения;

• составление положений и регламентов подразделения и должностных инструкций;

• разработка регламентов и инструкций по получению электронной подписи;

• подготовка бизнес-процессов для перехода на электронный документооборот (внутренний и внешний);

• выбор операторов ЭДО и подключение контрагентов к электронному взаимодействию;

• сопровождение внедрения и техническая поддержка.