Как преодолеть страх перед автоматизацией ЭДО: практические рекомендации

Переход на электронный документооборот связан не только с технологическими вызовами, но и с трансформацией привычных рабочих процессов. В свою очередь, она часто приводит к появлению страхов и опасений в команде, которые могут превратиться в непроходимые барьеры при внедрении новых решений. В этой статье мы собрали самые распространенные из них и дали к ним рекомендации и дисклеймеры из проектной практики ТерраЛинк. Они помогут вам справиться с инерцией в команде и укрепить заинтересованность сотрудников в положительных изменениях.

Страх, что автоматизация «заменит» живого сотрудника

Вопрос полной замены человека роботизацией, искусственным интеллектом (ИИ) и другими технологиями активно обсуждается в медиапространстве и в профессиональном сообществе, но, по нашему опыту, преувеличен по отношению к сфере документооборота. И все же, такой страх действительно встречается среди сотрудников компаний, в которых проходит цифровизация этой функции. «Что, если умный чат-бот сможет делать всю мою работу, и меня уволят»?

В первую очередь, важно понимать, что автоматизировать работу с документами на 100% невозможно. Она связана с таким большим количеством участников, разнородных данных и изменений, что информационная система просто не может автоматически разобраться во всех нюансах. Всегда остаются ситуации, требующие внимания и вмешательства человека. Ниже несколько примеров из практики наших клиентов.

Кейс 1: Встречаются некритичные ошибки в документах, связанные с недостоверными и неполными данными. Такой документ целесообразно не отклонять, а обработать вручную или сопоставить данные, чтобы автоматическая обработка могла продолжиться.

Кейс 2: После внедрения ЭДО у сотрудников нашего заказчика исчезла необходимость отвлекаться на полностью корректные документы (а это более 30% всего документооборота в компании), но остался массив задач, которые не могут быть обработаны роботом.

Кейс 3: Неготовность некоторых поставщиков указывать дополнительную информацию (номер заказа, договора, поставки и т.п.) для возможности автоматической обработки документа. Такие кейсы также требуют «ручного» включения сотрудников в процесс.

Кейс 4: Наличие специфических хозяйственных операций в компании (например, возврат товара или замена запчасти), которые невозможно полностью оцифровать. Они могут быть автоматизированы только после полной автоматизации основного бизнес-процесса.

Подводя итог, главные цели компаний при внедрении ЭДО: автоматизировать рутинные операции, унифицировать процессы, сократить сроки доставки документов и минимизировать число ошибок. Это не значит, что сотрудники больше не нужны. Напротив, автоматизация позволяет уделять время более сложным интеллектуальным задачам, которые приносят бизнесу дополнительную ценность, или наращивать скорость обмена и объем обработанных документов.

Непонимание ценности ЭДО. «Это слишком сложно»

Внедрение ЭДО, как и любой масштабный проект цифровизации, поэтапно охватывает разные процессы, типы документов, контрагентов. По опыту наших заказчиков, скепсис сотрудников по отношению к нововведению обычно сменяется энтузиазмом уже после оцифровки первого процесса. Пользователи понимают, что практическая ценность решения выше, чем дискомфорт от внедрения, часто сами начинают выступать «локомотивом» внедрения и подсвечивать новые зоны цифровизации.

Кейс: Например, благодаря цифровизации процесса организации коммерческих закупок у одного из заказчиков ТерраЛинк в сфере ритейла 90% документов обрабатывается автоматически, без вовлечения бухгалтеров. Оценив эффективность этого шага, компания вернулась к нам с просьбой автоматизировать процессы по некоммерческим закупкам и сократить временные затраты на другие долгие рутинные операции.

Тем не менее, лояльность команды лучше укреплять еще на этапе обучения. Например, когда пользователи могут «вживую» отработать рабочий день в тестовой системе. В рамках проектов внедрения систем документооборота команда ТерраЛинк обязательно общается с командой заказчика и помогает ей вовлекать сотрудников в проект с помощью следующих инструментов:

• Проведение Q&A, вебинаров или открытых дней для сотрудников на тему ЭДО;
• Разработка и демонстрация прототипа системы на внутренних стендах;
• Референс-визиты сотрудников в другие компании, уже успешно работающие в ЭДО;
• Участие сотрудников в обсуждении и моделировании новых процессов.

Также мы публикуем записи вебинаров ЭДО онлайн, их можно посмотреть на нашем канале.

Добавим, что в составе внутренней команды внедрения обязательно должны быть амбассадоры цифровизации: сотрудники, которые хорошо понимают ценность ЭДО и готовы продвигать ее среди более консервативных коллег. Согласитесь, конечным пользователям сложнее поверить в ценность изменений, если в команде внедрения нет ярких лидеров и синергии.

Рекомендации из этого раздела будут особенно актуальны для «тяжелых» отраслей, сосредоточенных на производстве, для которых документооборот является вспомогательным процессом, а уровень цифровизации по отрасли в целом ниже, чем, например, у компаний ритейла.

Ниже еще два кейса, которые помогут определить возможную ценность ЭДО для вашей компании:

Кейс 1: Одним из преимуществ ЭДО является возможность автоматически собирать информацию о качестве входящих документов от поставщиков по результатам бизнес-проверок между данными в документе и данными в учетной системе. В рамках одного проекта специалисты ТерраЛинк предложили заказчику систему логирования бизнес-проверок в разрезе контрагента, типа документа и типа хозяйственной операции. Собранная статистика по каждому контрагенту с подробной детализацией причин ошибок позволила заказчику проактивно работать с этими партнерами для повышения качества присылаемых документов. Как следствие, вырос уровень лояльности между участниками процесса, и снизилось количество возвращенных документов.

Кейс 2: Использование ЭДО не исключает проблему синхронизации справочников товаров и услуг заказчика и поставщика, но позволяет использовать автоматизированные инструменты синхронизации данных для обработки документов. Специалисты ТерраЛинк в рамках одного из проектов разработали функциональность сопоставления каталогов товаров разных поставщиков с внутренним справочником материалов заказчика. За счет автоматизации этой функции более сложные документы (один счет-фактура на несколько заказов или несколько заказов в одном счете-фактуре) также могут обрабатываться автоматически.

Непрозрачность процессов. «Подрядчик всё нам поломает»

Пробелы формализации бизнес-процессов – распространенная история в компаниях, которые приступают к цифровизации документооборота. Бывает, что лидеры подразделений глубоко понимают свою часть процесса, а общая канва в компании отсутствует, либо принятая формализация не полностью отражает реальность. Для таких клиентов ЭДО становится отличной возможностью пересмотреть процессы и объединить их в единую формализованную платформу, которая будет понятной и прозрачной для всей команды.

Однако на этапе предпроектного изучения процессов подрядчиком ключевые сотрудники клиента могут настороженно относиться к «заходу» на их территорию. «Внешние эксперты не знают всей нашей специфики, наломают дров, а отвечать за процесс нам» - так можно озвучить этот барьер.

Лучшее решение этой проблемы – воспринимать этап проработки процессов как совместную работу и возможность усилить внутреннюю экспертизу ресурсами внешнего партнера. Опытный подрядчик привносит умение видеть большие процессы целиком, а также лучшие практики ЭДО, наработанные на десятках проектов в различных отраслях. В проектах ТерраЛинк мы моделируем процессы вместе с ключевыми сотрудниками заказчика с использованием реальных данных, тестируя каждый шаг на отсутствие логических ошибок.

Вывод

С опасениями сотрудников при переходе компании на ЭДО обязательно нужно работать. Уделяйте внимание не только технологической, но и психологической стороне бизнес-трансформации, чтобы она прошла успешно. Выстраивайте доверительные коммуникации: спрашивайте о страхах и зонах дискомфорта в команде, вовлекайте пользователей в моделирование новых процессов и тестирование инструментов, проводите обучающие мероприятия, продвигайте культуру изменений в компании с привлечением ярких внутренних и внешних амбассадоров, обращайтесь к успешному опыту других игроков рынка. Желаем успеха в решении ваших задач!

Спасибо, что прочитали эту статью. Если вы планируете переход на ЭДО, мы готовы стать для вас надежным партнером. В команде ТерраЛинк работают опытные методологи, аналитики и разработчики, которые умеют разговаривать на одном языке с ИТ, бизнесом, бухгалтерией, финансовыми и юридическими экспертами. Мы поможем вам начать переход на ЭДО с нуля или усилить существующие системы.

При внедрении систем ЭДО мы закладываем широкие возможности масштабирования и интеграции новых процессов; используем в разработке решений самые современные технологии, включая ИИ и чат-боты; гибко подстраиваем решения под нетиповые задачи и кейсы клиентов. Напишите нам!