21.09.2021

Внедрение ЮЗЭДО в крупной компании: пошаговая инструкция

Внедрение ЮЗЭДО в крупной компании: пошаговая инструкция

Часто крупные компании от внедрения ЭДО останавливает большой объём документов, сотни сотрудников и контрагентов – они просто не знают с чего начать проект. Кажется, что он будет долгим и болезненным. Чтобы перейти на ЭДО, потребуется проанализировать бизнес-процессы и подготовить их к переходу на ЭДО, получить электронную подпись, выбрать провайдера и платформу автоматизации ЭДО, которая бесшовно встроится в текущий ландшафт информационных систем, разработать проект автоматизации и поэтапно его внедрить. Разбираем в статье каждый этап.

Когда же пора «вставать на электронные рельсы»

Обычно компании решают перейти на ЮЗЭДО, понимая все экономические преимущества: обмениваться электронными документами быстрее и дешевле, чем бумажными, ещё можно практически свести к нулю «человеческий фактор». Только по оценкам ФНС России в результате расширения внедрения ЭДО снижение затрат организаций в расчете на 1 документ может составить около 6 раз, что в конечном итоге может привести к снижению затрат организаций в размере 3,5 трлн рублей.

Иногда бизнес вынужден подстраиваться под внешние условия рынка и ко внедрению цифрового документооборота бизнес подталкивают контрагенты, некоторые из которых готовы работать только по ЭДО.

За последние несколько лет усилилось и влияние государства на процессы в сфере ЭДО. ФНС России совместно с заинтересованными органами власти и представителями бизнес-сообщества разработало Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности до 2025 года. Она предусматривает комплексный подход к нормативно-правовому регулированию в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости электронного документооборота в сфере хозяйственной деятельности с учетом интересов всех участников рынка. В 2021 году УПД для некоторых групп товаров стало обязательным для обмена только в электронном виде. В 2022 году нас ждут серьезные изменения и в электронном хранении документов, и в обмене электронными транспортными накладными, и в процессах роуминга между операторами ЭДО.

Неготовность компании к быстрым изменениям может негативно повлиять на бизнес уже в краткосрочной перспективе, поэтому откладывать надолго анализ текущих процессов документооборота и перевод их на «электронные рельсы» все же не стоит.

Шаг 1. Определить объем проекта и исполнителя

Компания может реализовать проект перехода на ЭДО сама или найти специалистов со стороны оператора или системного интегратора. Самостоятельное внедрение имеет большое преимущество – сотрудники внутри компании знают бизнес-процессы лучше, чем внешние консультанты. В этом случае потребуется штат разработчиков и специалистов со знанием всех тонкостей электронного документооборота, особенностей интеграции различных систем, а также понадобится постоянный контакт с операторами ЭДО для оказания технической поддержки и обновлений. В случае же привлечения подрядчика, над проектом внедрения будет работать опытная команда консультантов с готовыми методологическими и технологическими инструментами, которая будет знать, что делать с первых дней старта.

Зачастую одним из критериев выбора подрядчика на проект может служить не только наличие у него сильной экспертизы в сфере консалтинга в ЭДО, у компании уже может быть готовый продукт, связывающий различные информационные системы, чтобы организация безболезненно обменивалась документами без лишних интеграций и доработок учётных систем. Этот фактор может значительно упростить и ускорить процесс перевода на ЭДО компании.

Какой вариант исполнения компания бы не выбрала, в обоих случаях очень важно выполнить предпроектное обследование или, иными словами, определить стартовый объем проекта: какие внутренние и внешние бизнес-процессы в компании затронет переход на ЭДО, как они изменятся, какие документы первостепенны для перевода в цифровой вид, а какие можно отложить на следующий этап, какие информационные системы затронет уход от бумажных документов, какие требования выставляют ключевые контрагенты. Это часто пропускаемый, но очень важный этап. Бизнес-аналитикам необходимо провести ревью текущих бизнес-процессов («as is» — «как есть») с целью перестройки их с учетом перехода на ЭДО («to be» — «как должно быть»). Основной результат этого этапа – определить объем инвестиций, который потребуется для запуска проекта.

И когда вы определили бюджет, исполнителя и объем проекта – самое время двигаться дальше.

Шаг 2. Получить электронную подпись

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) имеет ту же юридическую силу, что и подпись на бумаге. Согласно изменениям в федеральном законе № 63-ФЗ электронная подпись физического лица больше не привязывается к компании, где он работает, и в дальнейшем может использоваться более широко. Сертификат ЭП физического лица, а также лица, планирующего действовать от имени юридического лица по доверенности, можно получить в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах.

А для юридических лиц (лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), индивидуальных предпринимателей и нотариусов были ужесточены требования к выпуску УКЭП – теперь их можно получить бесплатно только в ФНС России.

Шаг 3. Выбрать оператора ЭДО

Операторов на рынке достаточно много. Каждый оператор готов сделать уникальное предложение не только по цене, но и по предоставляемому функционалу, также он может иметь региональную специфику. Выбор провайдера стоит начинать с нескольких основных пунктов:

Узнать, с кем работают контрагенты. В идеале электронный документооборот должен охватывать всех клиентов, партнеров, поставщиков и подрядчиков. Во-первых, важно определить ключевых операторов, которые максимально покроют вашу сеть бизнес-контактов. Во-вторых, при большом потоке документов (более 2-3 млн в месяц) у компании скорее всего не получится работать только с одним оператором, а с остальными – через роуминг. В конце каждого отчетного периода будет колоссальная нагрузка на каналы операторов. И в этом случае стоит иметь резервные каналы и обеспечить себя несколькими операторами. Обычно крупные компании с большим документооборотом и числом контрагентов, например, ритейлеры, подключают в среднем порядка 5-7 операторов, крупные компании с меньшим документооборотом и числом контрагентов – 3-4 оператора.

Определить необходимость в дополнительном функционале. Если объём документов измеряется несколькими десятками тысяч ежемесячно, работать в веб-интерфейсе платформы оператора будет неудобно, понадобится интеграция с учётной системой для сокращения количества ошибок, вызванных ручным переносом данных. Стоит определить и наличие специфических сценариев работы с документами. Например, пакетная обработка документов, трёхстороннее подписание, подписание несколькими ЭП со стороны отправителя или получателя, предварительное согласование документов, кросс-проверки с процессом обмена EDI-сообщениями.

Важно обращать внимание на средства интеграции, предоставляемые выбранными провайдерами.

Шаг 4. Разработать проект автоматизации

На разработку проекта автоматизации заложите порядка 2-4-х недель. В результате компания получает документ, описывающий переход компании на ЭДО на языке ИТ специалистов: перечень информационных систем, которые необходимо задействовать при обмене ЭДО (ERP, СЭД, CRM), формат и маршрут каждого документа, состав работ.

Отдельно требуется обратить внимание на выбор платформы для хранения электронных документов. Эти работы можно вынести в отдельный проект, или заложить в основу текущего проекта возможности его масштабирования. В части использования и хранения электронных документов активно меняется законодательство. Законопроект № 1173189-7 об урегулировании вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов внесен в Государственную Думу РФ в мае 2021 года и прошел первое чтение. Утвержден приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н и новый Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021. Также на рынке уже существуют решения, которые позволяют долговременно хранить электронные документы с сохранением их юридической значимости.

Шаг 5. Зафиксировать этапы проекта: agile или waterfall

Выполнять проект можно, используя классический подход Waterfall, обеспечивая последовательное развитие проекта от концептуального проектирования до сопровождения (поддержки) продуктивной эксплуатации системы. Но те принципы ЭДО, которые закладывались на этапе проектирования уже могут стать неактуальными к концу проекта, и компания вынуждена будет начинать сначала. Ведь законодательство ЭДО меняется стремительно.

Ускоренный же подход получения первых результатов с использованием подхода Аgile может быть усилен выбором готового решения в качестве платформы для автоматизации процессов ЮЗЭДО, что существенно влияет на сроки и очередность этапов проекта автоматизации. Такое внедрение может развиваться по следующему сценарию.

Быстрое внедрение готового решения. В нашем примере – автоматизация ЭДО с использованием платформы TerraLink xDE для базовых процессов обмена основными финансовыми документами будет состоять из следующих этапов:

1)     Установка и базовая настройка коробочной версии продукта TerraLink xDE, в ландшафте компании, включая:

  • установку КрипроПро CSP и встроенного модуля для хранения документов xDE-Архив;

  • заполнение справочников: выбранные Операторы ЭДО, типы документов, сертификаты ЭП пользователей;

2)     Обучение сотрудников и тестирование системы с пользователями;

3)     Выход в продуктив. 

Поддержка проекта. Когда процессы автоматизированы, компания выбирает одного-двух контрагентов и тестирует реальный процесс обмена и его скорость. Стороны должны без сбоев отправлять, получать и подписывать документы. Лучше не рисковать и не переводить на ЭДО всех контрагентов одновременно, а найти возможные ошибки и устранить. На этом этапе компания может обучать сотрудников: внедрять руководства по использованию системы, назначать ответственных сотрудников, которые смогут оперативно помогать остальным, закупать соответствующее оборудование (компьютеры и планшеты) для работы с цифровыми документами и сервисами. Потребуется время, чтобы сотрудники привыкли к электронным документам.

Развитие системы ЭДО. Далее уже можно начать автоматизацию сложных бизнес-процессов согласно проекту автоматизации, в том числе и осуществлять доработку систем компании, расширять количество контрагентов и типов документов. Ведь ЭДО в компании не ограничивается только финансовыми документами. Электронный кадровые документы – это уже реальность. Многие компании на базе выбранных платформ ЮЗЭДО интегрируют процессы и внутреннего документооборота. Поэтому при выборе и внедрении системы ЮЗЭДО важно учитывать возможности масштабирования решения. Как отмечено выше, чтобы иметь возможность, в том числе, организовать корпоративный электронный архив для всех бизнес-процессов компании.

Предварительные итоги

Теперь компания знает, из каких этапов состоит внедрение и автоматизация процессов ЮЗЭДО. Общий срок проекта может занять 6-9 месяцев.

Предпроектное обследование

Быстрый пилот

Внедрение

Поддержка

Развитие системы

1-3 мес

1-2 мес

4-6 мес

постоянно

постоянно


Чтобы не растягивать проект и избежать ненужных доработок, стоит искать и выбирать оптимальные решения, которые помогут: автоматизировать безболезненно большинство процессов, снизить затраты на доработки и отказаться от внедрения нескольких интеграционных модулей разных операторов.