29.06.2023
Как «проложить» быстрый маршрут электронному документу к ответственному сотруднику
Электронный документооборот проникает в разные сферы деятельности компании. В ЭДО, вовлекаются разные роли и подразделения. Вот сейчас на волне транспортный и кадровый ЭДО. Это означает расширение и углубление бизнес-связей, без которых электронный документооборот невозможен. Качественно меняются не только процессы компании, расширяется и список документов, с которыми можно работать в структурированном виде.
Одним из приоритетов ФНС остается утверждение новых форматов электронных документов. Регулятор предоставляет хозяйствующим субъектам возможность стандартизировать взаимодействие между собой, а обязанность использования форматов может вводиться отраслевым законодательством. Например, многие страховые компании сейчас ждут возможности перевода реестра оказанных услуг по ДМС в электронный вид, чтобы автоматизировать весьма объемный по количеству документов бизнес-процесс.
Тенденции к формализации и стандартизации позволяют бизнесу максимально автоматизировать и стандартизировать процессы, доводя обработку документов до автоматического состояния: автоматическое подписание, формирование, автоматическая проводка или маршрутизация документов. Все эти процессы можно оптимизировать уже сейчас на основе имеющейся законодательной базы, и масштабировать дальше на базе выбранной платформы ЭДО по мере появления новых форматов. А с чего начать цифровое развитие и какие сегменты можно освободить от рутины, расскажем в статье.
В случае холдинговой компании и дочерних структур, которые тем или иным образом работают в ЭДО, появляется дополнительный параметр усложняющий процесс обмена и согласования документов – это отдельная информационная система. Она может быть в каждом филиале своя для работы с первичкой. При работе в информационной системе 1С, это еще и достаточно большое количество конфигураций, учитывающих отраслевую специфику (по учету, по логистике, финансам, налогам), которые также могут отличаться от подразделения к подразделению или от филиала к филиалу. Так, например, в ГК МЕДСИ основной учет ведется в 1С:Управление холдингом, а для специфических бизнес-процессов используются 1С:Больничная аптека и 1С:Документооборот, где для подтверждения хозяйственных операций требуется работа с электронными документами. В результате возникает вопрос, а как обмениваться документами с поставщиками, клиентами, партнерами и выстроить обмен через операторов ЭДО, чтобы процессы были соединены в одной точке и неразрывны?
По нашим оценкам, компании с документооборотом более 500 000 документов в год имеют в среднем 2-3 оператора, чтобы обеспечить максимальное покрытие бизнес-партнеров. Что получается при таком количестве провайдеров? С одной стороны, мы должны «принять» определённый документ от определенного оператора, а с другой стороны, «отдать» этот документ в конкретную систему 1С.
Как же это все правильно маршрутизировать?
В рамках платформы TerraLink xDE предусмотрен функционал настройки автоматической маршрутизации документов в учетные системы и системы электронного документооборота согласно правилам, предусмотренным в компании. При настроенной маршрутизации для исходящих документов, если источником документа является та или иная учетная система, код системы фиксируется в данных документа автоматически, и после завершения процесса документооборота документ «вернется» в систему-источник. Для входящих документов предусмотрены следующие механизмы маршрутизации:
Существенный плюс ¬– это возможность организации внутреннего ЭДО без участия оператора для таких процессов как перемещение со склада на склад таких документов как накладная М-11, либо это процессы, связанные с ответственным хранением, с приемкой товара (приходный ордер).
Таким образом, на одной платформе можно объединить внешний ЭДО, внутренний документооборот и маршрутизацию внутри компании до конечных пользователей, ответственных за обработку того или иного документа. Больше никакого дублирования информации, потери документов, расходов на печать и бумагу, долгих процессов согласования. Платформа соберёт данные из нужных систем, обработает их и отправит по маршруту. А компания получит единый синхронизированный обмен данными и документами, без необходимости соединять каждую систему с каждой.
Первый параметр, по которому может быть выстроена маршрутизация – это данные, содержащиеся в самом документе, а именно:
Третий, более сложный параметр – данные контента, который может совмещать в себе вышеописанные параметры для написания более сложных конфигураций для маршрутизации:
Для того чтобы реализовать маршрутизацию документов, можно использовать список заранее настроенных шаблонов с указанием сроков исполнения, исполнителей и прочих параметров, характерных для конкретного бизнес-процесса. А на базе готового решения можно соединиться с ЭДО-операторами, а также с внутренними системами, сервисами и порталами, распределяя потоки данных. Сотрудники продолжают работать в привычных интерфейсах, а всю обработку документов выполняет TerraLink xDE.
Мы поставляем не просто шину, которая переносит документы между системами. Платформа берёт на себя автоматические действия по созданию, обработке, передаче, сверке, согласованию, подписанию, форматированию, обогащению, хранению документов, решая рутинные и нестандартные задачи. Согласно потребностям наших заказчиков, мы добавляем в нее дополнительный функционал, чтобы максимально автоматизировать работу с электронными документами. Например, у компании стоит старая конфигурация системы 1С, которая не может работать вместе с 1С ЭДО, но требуется формировать документы в структуре, заявленной ФНС. В этом случае мы предоставляем готовые XML-структуры для всех типов формализованных документов. Требуется только настроить мэппинг.
ГК «МЕДСИ» уделяет много внимания и разъяснительной работе среди персонала и вовлекает своих бизнес-партнеров в процессы цифрового взаимодействия. Переход на ЭДО позволяет сотрудникам финансовых подразделений оставаться максимально мобильными даже в удаленном режиме.
Онлайн-сервис доставки продуктов СберМаркет при поддержке ТерраЛинк завершил в 2022 году переход на полностью автоматизированный электронный документооборот. Объём документов сервиса и его контрагентов составляет порядка 500 000 документов в день. За три месяца удалось интегрировать сервисы четырех операторов ЭДО в учётную систему 1С.
В учетной системе компании организовано рабочее место делопроизводителя. Этот специалист отвечает за подписание, отправку на согласование и мониторинг обработки документов. Для типовых операций разработали функцию автоматического подписания документов. Она значительно сократила время ответа контрагенту и избавила сотрудников СберМаркета от рутинных задач. Разнообразный набор отчетов по мониторингу процесса обработки документов: от поступления, согласования и до отражения в учете – позволил оперативно выявлять проблемные точки и принимать управленческие решения.
Благодаря переходу на ЭДО нагрузка на сотрудников отдела делопроизводства и бухгалтерии СберМаркета сократилась примерно на 30%. Теперь силы специалистов СберМаркета задействованы в более важных процессах, а партнеры сервиса мгновенно получают документы.
Одним из приоритетов ФНС остается утверждение новых форматов электронных документов. Регулятор предоставляет хозяйствующим субъектам возможность стандартизировать взаимодействие между собой, а обязанность использования форматов может вводиться отраслевым законодательством. Например, многие страховые компании сейчас ждут возможности перевода реестра оказанных услуг по ДМС в электронный вид, чтобы автоматизировать весьма объемный по количеству документов бизнес-процесс.
Тенденции к формализации и стандартизации позволяют бизнесу максимально автоматизировать и стандартизировать процессы, доводя обработку документов до автоматического состояния: автоматическое подписание, формирование, автоматическая проводка или маршрутизация документов. Все эти процессы можно оптимизировать уже сейчас на основе имеющейся законодательной базы, и масштабировать дальше на базе выбранной платформы ЭДО по мере появления новых форматов. А с чего начать цифровое развитие и какие сегменты можно освободить от рутины, расскажем в статье.
Маршрутизация электронных документов
Как мы отметили, все больше подразделений и филиалов компании вовлекаются в ЭДО. Это отделы и сотрудники ответственные за транспортировку, логистику грузов и товаров, а также за процессы, связанные, например, с перемещением со склада на склад. Законодательно никак не ограничен и обмен внутренними электронными документами. Весь внутренний документооборот тоже можно перевести в ЭДО.В случае холдинговой компании и дочерних структур, которые тем или иным образом работают в ЭДО, появляется дополнительный параметр усложняющий процесс обмена и согласования документов – это отдельная информационная система. Она может быть в каждом филиале своя для работы с первичкой. При работе в информационной системе 1С, это еще и достаточно большое количество конфигураций, учитывающих отраслевую специфику (по учету, по логистике, финансам, налогам), которые также могут отличаться от подразделения к подразделению или от филиала к филиалу. Так, например, в ГК МЕДСИ основной учет ведется в 1С:Управление холдингом, а для специфических бизнес-процессов используются 1С:Больничная аптека и 1С:Документооборот, где для подтверждения хозяйственных операций требуется работа с электронными документами. В результате возникает вопрос, а как обмениваться документами с поставщиками, клиентами, партнерами и выстроить обмен через операторов ЭДО, чтобы процессы были соединены в одной точке и неразрывны?
По нашим оценкам, компании с документооборотом более 500 000 документов в год имеют в среднем 2-3 оператора, чтобы обеспечить максимальное покрытие бизнес-партнеров. Что получается при таком количестве провайдеров? С одной стороны, мы должны «принять» определённый документ от определенного оператора, а с другой стороны, «отдать» этот документ в конкретную систему 1С.
Как же это все правильно маршрутизировать?
В рамках платформы TerraLink xDE предусмотрен функционал настройки автоматической маршрутизации документов в учетные системы и системы электронного документооборота согласно правилам, предусмотренным в компании. При настроенной маршрутизации для исходящих документов, если источником документа является та или иная учетная система, код системы фиксируется в данных документа автоматически, и после завершения процесса документооборота документ «вернется» в систему-источник. Для входящих документов предусмотрены следующие механизмы маршрутизации:
- механизм автоматической маршрутизации, например, по типу документа;
- механизм ручного разбора документов и определения системы-получателя в личном кабинете (веб-портале) TerraLink xDE.
Существенный плюс ¬– это возможность организации внутреннего ЭДО без участия оператора для таких процессов как перемещение со склада на склад таких документов как накладная М-11, либо это процессы, связанные с ответственным хранением, с приемкой товара (приходный ордер).
Таким образом, на одной платформе можно объединить внешний ЭДО, внутренний документооборот и маршрутизацию внутри компании до конечных пользователей, ответственных за обработку того или иного документа. Больше никакого дублирования информации, потери документов, расходов на печать и бумагу, долгих процессов согласования. Платформа соберёт данные из нужных систем, обработает их и отправит по маршруту. А компания получит единый синхронизированный обмен данными и документами, без необходимости соединять каждую систему с каждой.
Параметры для настройки маршрутизации
Ориентируясь на какие параметры, можно разделить весь поток электронных документов? За счет чего может быть организована маршрутизация документов?Первый параметр, по которому может быть выстроена маршрутизация – это данные, содержащиеся в самом документе, а именно:
- Оператор ЭДО, когда документы, полученные именно от этого оператора, можно маршрутизировать в одну конкретную ИС или в несколько заданных.
- Тип документа
- Номер документа
- Дата документа
- Сумма документа, когда сумма превышает определенный порог, дополнительно к согласованию требуется подключить финансового или генерального директора.
- Метаданные документа, что актуально, например, для неформализованных документов, когда с рядом контрагентов можно договориться об определённых XML-данных, которые будут указаны в документе дополнительно (номер договора, номер заказа, документ поставки) для корректной настройки маршрутизации.
- ИНН
- КПП
- Наименование
Третий, более сложный параметр – данные контента, который может совмещать в себе вышеописанные параметры для написания более сложных конфигураций для маршрутизации:
- XPath-выражение
- JSONPath-выражение
Для того чтобы реализовать маршрутизацию документов, можно использовать список заранее настроенных шаблонов с указанием сроков исполнения, исполнителей и прочих параметров, характерных для конкретного бизнес-процесса. А на базе готового решения можно соединиться с ЭДО-операторами, а также с внутренними системами, сервисами и порталами, распределяя потоки данных. Сотрудники продолжают работать в привычных интерфейсах, а всю обработку документов выполняет TerraLink xDE.
Дополнительная автоматизация вспомогательных процессов ЭДО
TerraLink xDE позволяет настроить базовые механизмы автоматизации для работы без участия человека. По данным ЭД можно разработать бизнес-логику под определенные требования компании для автоматической обработки с последующей регистрацией результатов проверки в учетной системе. Представьте, как ваш «виртуальный» бухгалтер будет по заданным бизнес-правилам (например, по счетам-фактурам с фиксированными суммами, определённым операторам ЭДО или контрагентам) осуществлять автоматическую проверку электронных документов, отправлять на подписание и создавать проводки в учетной системе 24/7 без участия сотрудника. Утром ответственному за процесс останется только подтвердить платеж в банке.Мы поставляем не просто шину, которая переносит документы между системами. Платформа берёт на себя автоматические действия по созданию, обработке, передаче, сверке, согласованию, подписанию, форматированию, обогащению, хранению документов, решая рутинные и нестандартные задачи. Согласно потребностям наших заказчиков, мы добавляем в нее дополнительный функционал, чтобы максимально автоматизировать работу с электронными документами. Например, у компании стоит старая конфигурация системы 1С, которая не может работать вместе с 1С ЭДО, но требуется формировать документы в структуре, заявленной ФНС. В этом случае мы предоставляем готовые XML-структуры для всех типов формализованных документов. Требуется только настроить мэппинг.
Кейсы автоматизации ЭДО в 1С
В настоящее время приём и передача электронных финансовых документов ГК «МЕДСИ» осуществляется через двух операторов ЭДО посредством платформы TerraLink xDE, а также посредством обмена через роуминг. Решение обеспечивает возможность принимать и отправлять первичные документы через сервисы операторов ЭДО в привычном для сотрудников МЕДСИ интерфейсе учетной системы 1С. Платформа интегрирована с внутренней системой электронного документооборота и позволяет свободно работать со входящими и исходящими документами: формировать исходящие документы в электронном виде и их обрабатывать, получать входящие документы от контрагентов, а также проводить ряд операций в автоматическом режиме (автофактурирование и процесс автоматического создания и предзаполнения учетных документов).ГК «МЕДСИ» уделяет много внимания и разъяснительной работе среди персонала и вовлекает своих бизнес-партнеров в процессы цифрового взаимодействия. Переход на ЭДО позволяет сотрудникам финансовых подразделений оставаться максимально мобильными даже в удаленном режиме.
Онлайн-сервис доставки продуктов СберМаркет при поддержке ТерраЛинк завершил в 2022 году переход на полностью автоматизированный электронный документооборот. Объём документов сервиса и его контрагентов составляет порядка 500 000 документов в день. За три месяца удалось интегрировать сервисы четырех операторов ЭДО в учётную систему 1С.
В учетной системе компании организовано рабочее место делопроизводителя. Этот специалист отвечает за подписание, отправку на согласование и мониторинг обработки документов. Для типовых операций разработали функцию автоматического подписания документов. Она значительно сократила время ответа контрагенту и избавила сотрудников СберМаркета от рутинных задач. Разнообразный набор отчетов по мониторингу процесса обработки документов: от поступления, согласования и до отражения в учете – позволил оперативно выявлять проблемные точки и принимать управленческие решения.
Благодаря переходу на ЭДО нагрузка на сотрудников отдела делопроизводства и бухгалтерии СберМаркета сократилась примерно на 30%. Теперь силы специалистов СберМаркета задействованы в более важных процессах, а партнеры сервиса мгновенно получают документы.
