Автоматизация против рутины: 4 шага на пути к оптимизации работы с первичкой в ЭДО
Задача своевременной регистрации входящих счетов и формирования кредиторской задолженности всегда считалась непростой и трудоемкой, особенно в периоды «высоких сезонов». Электронный документооборот (ЭДО) — это ключевой шаг на пути к прозрачному учету, это возможность ускорить процессы получения и обработки бухгалтерской «первички» от поставщиков и бизнес-партнеров. Использование электронных документов (ЭД) избавляет сотрудников, ответственных за работу с первичными документами, от необходимости вводить данные в учетную систему вручную.
По данным ЭД можно разработать бизнес-логику под определенные требования компании для автоматической обработки с последующей регистрацией результатов проверки в учетной системе. Представьте, как ваш «виртуальный» бухгалтер будет по заданным бизнес-правилам (например, по счетам-фактурам с фиксированными суммами, определённым операторам ЭДО или контрагентам) осуществлять автоматическую проверку электронных документов, отправлять на подписание и создавать проводки в учетной системе 24/7 без участия сотрудника. Утром ответственному за процесс останется только подтвердить платеж в банке.
Минимизировать рутинную работу возможно. Освободите время своей команды для дополнительных операций, приносящих прибыль. С помощью опции автопостинга можно значительно улучшить бизнес-процессы ЭДО и компании в целом.
Рассказываем в нашем посте, что с точки зрения бизнес-процессов должна предусмотреть компания, если она планирует автоматизировать отражение первичных документов в учёте.
Об автопостинге простыми словами
Автопостинг или автоматическое фактурирование в узком смысле — это автоматическое отражение входящих счетов-фактур в учетной системе компании. В более широком – можно говорить об автоматическом или автоматизированном отражении в учете любых операций.
Процесс представляет собой выполнение автоматических действий по созданию системных документов по разработанной логике или заполнению атрибутов системных документов данными из электронного документа. То есть автопостинг заменяет ручной процесс, выполняемый бухгалтером. Бухгалтеру остается только при необходимости проверить на корректность автоматически созданную фактуру.
Звучит достаточно просто. Однако именно наличие такого сценария ускоряет обработку входящего потока документов, тем самым сглаживая пиковые нагрузки на сотрудников и уменьшая количество ошибок при регистрации первичного документа.
Отметим, что важным шагом, предшествующим автопостингу, является автоматическая сверка данных, содержащихся в полученном документе от контрагента, с данными в учетной системе (например, с заказом на поставку). Таким образом снижается процент ошибок при отражении в учете. Пользователю, в свою очередь, видны результаты автоматических сверок и сообщения об ошибках, в случае их возникновения. То есть всегда известна причина ошибки, и не нужно тратить свое время для ее поиска, можно сконцентрироваться на ее устранении.
Стоит иметь ввиду, что для настройки автопостинга, должна существовать методология ведения учета и должны быть формализованы действия бухгалтера (те самые рутинные действия), которые необходимо воспроизвести в учетной системе. Таким образом, перед внедрением сценариев автопостинга компании предстоит провести подготовительную работу. А вот о том, что именно предстоит сделать, рассмотрим далее.
Автоматизация отражения первички в учёте: с чего начать
До старта проекта по внедрению автопостинга компании стоит подготовиться и провести внутренний анализ процессов, чтобы определить несколько важных факторов:
- Для каких операций требуется автопостинг (например, фактурирование УПД при поставке товаров). Необходимо детальное изучение этих операций и уточнение, что должно произойти до/после/вместо автопостинга. Ведь нельзя говорить об автопостинге в отрыве от всего бизнес-процесса в целом. На этом же этапе стоит сразу просчитать, какие задачи/проблемы будут решены с помощью автопостинга.
- Системные документы этих бизнес-процессов, которые требуется сформировать автоматически/автоматизировано, и на базе каких именно электронных документов (например, требуется автоматическое создание логистической фактуры на основании данных входящего УПД для процесса поставки товаров).
- Условия, при которых автопостинг возможен/не возможен (например, если цена товара в учетной системе отличается от цены товара в электронном документе или есть расхождения в суммах из-за округлений).
Особенно отметим, что важной составляющей организации процесса является работа с контрагентами по заполнению дополнительных данных в электронных документах для однозначной идентификации и сопоставления с данными в учетной системе. Если контрагенты не будут заполнять метаданные, то возможности автопостинга сильно сократятся. Мы рекомендуем компании проводить коммуникацию с каждым поставщиком, документы которого она планирует автоматически обрабатывать.
Мнение эксперта:
«Действительно важной составляющей организации процесса автоматической обработки электронных документов является работа с контрагентами по заполнению дополнительных тегов в электронных документах. Здесь стоит начать с бизнес-процессов, где операции взаимодействия автоматизированы или уже настроен обмен информацией в структурированном виде, например, это обмен EDI-сообщениями, XML-файлами и т.д.
Клиенты ТерраЛинк, которые успешно применяют сценарии автопостинга, до 90% поступающих электронных документов по процессу закупки товаров автоматически отражают в учете. Например, в одной из ритейл-компаний это более 40 000 электронных документов, получаемых ежемесячно», - Елена Герасимова, руководитель отдела аналитики.
4 фактора для успешного выполнения сценария автопостинга
А давайте детально рассмотрим пример проработки сценария автоматического фактурирования или автопостинга:
Для бизнес-процесса закупки услуг номенклатуры чаще всего нет и заказ на поставку создается в учетной системе только после поступления электронного документа. Для таких процессов возможна частичная автоматизация процесса. Например, заполнение основных данных электронного документа в документе учета: номер, дата, контрагент, итоговая стоимость. Предварительно сохранённый счет будет доступен бухгалтеру для проверки и дополнения данными.
2. Автофактурирование, то есть создание финансового учетного документа, можно формировать как на базе УПД.СЧФДОП и УПД.СЧФ, так и на базе Акта выполненных работ и Накладной ТОРГ-12 при ставке НДС ноль. Чаще всего бухгалтеры требуют наличие пакета документов, содержащего как первичные документы, так и счет-фактуру. Возможны ситуации, когда данные для автопостинга заполняются из разных документов комплекта/пакета.
3. Бизнес-проверки, успешное прохождение которых позволяет сделать автоматическую проводку:
- Позиционное соответствие УПД и заказа на поставку (входящей поставки) по номенклатуре, количествам, единицам измерения и ценам товаров.
- Отсутствие расхождений при приемке товаров (входящая поставка = поступление материалов).
- Соответствие сумм в УПД и заказе: полное или с допустимыми отклонениями.
- Проверки наличия ГТД/РНПТ/КМ для релевантных групп товаров. Для товаров, подлежащих прослеживаемости/маркировке, добавляются отдельные блоки автоматических проверок, предшествующих обработке и фактурированию.
- Заполнение контрагентом дополнительных данных, позволяющих автоматически найти в учетной системе релевантный заказ на поставку (входящую поставку) и сверить с ним входящий УПД):
- Сверка и актуализация справочника номенклатуры в системах компании и контрагентов.
- Соответствие поставки и документа, сопровождающего эту поставку, т.е. один УПД = одной входящей поставке или один УПД = одному заказ на поставку.
- Заполнение контрагентом дополнительных данных, специфичных для фактурирования в учетной системе компании (например, указание номера транспортной накладной).
Преимущества автоматизации
Как мы выяснили, автоматизация процессов управления «первичкой» помогает добиться прозрачности в работе, снижает число ошибок, практически полностью ликвидирует риски потерь и пропусков документов, значительно увеличивает скорость ввода данных в учетную систему и получения отчетности, а в конечном итоге повышает эффективность работы всего финансового департамента:
- Ускорение работы — сервисы автоматизации легко обрабатывают большое количество документов за несколько минут, в освободившееся время бухгалтер может выполнить другие задачи.
- Возможность делегировать работу — во время сдачи отчетности у главного бухгалтера всегда аврал, но первичку никто не отменял. Обработку можно переложить на автоматический сервис, а контроль за его работой поручить другому сотруднику. Это проще, чем учить секретаря вручную вводить первичку в учет.
- Настройка программы под себя — бухучет в каждой компании отчасти индивидуален: есть свои субсчета, свои наименования и так далее. Программу можно настроить так, что она сама подберет плательщика, выберет склад, счет и так далее.
- Электронный архив — все документы хранятся в одном месте или прикрепляются к документам в системе учета, так их проще найти при необходимости.
Внедрение единой платформы ЮЗЭДО позволит вынести все сервисы и автоматизацию процессов из разных функциональных областей документооборота в одно решение, учесть все задачи цифровизации в рамках «единой точки контроля и интеграции». Интеграционная платформа TerraLink xDE способна обеспечить сокращение использования ручного труда и максимальную автоматизацию таких операций, как согласование первичных документов, ввод информации из финансовых документов в учетную систему, проверка первичных документов, формирование платежных документов, заказов на поставку, помещение документов в электронный архив, проверка кредиторской и дебиторской задолженностей, формирование подборок финансовых документов для налоговых органов, формирование статистики по финансовым документам.
Если вам требуется консультация по текущей ситуации с документооборотом, переходом на другие учетные системы или интеграцией нескольких текущих, свяжитесь с нами. Мы проконсультируем о возможных вариантах решения.
