ГОСТ Р 7.0.109-2024: корректная работа с метаданными в системах электронного документооборота

В мае 2024 года вступил в силу стандарт ГОСТ Р 7.0.109-2024 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию». Рассказываем, почему это важно, какие требования содержит стандарт и как убедиться, что ваша СЭД им соответствует.

Зачем создан новый стандарт ГОСТ Р 7.0.109-2024

ГОСТ Р 7.0.109-2024 составлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и представляет собой базу для формирования жизненного цикла метаданных документов: от создания до архивного хранения или уничтожения.

Цель стандарта – унифицировать состав и содержание метаданных документов в корпоративных и прочих ИТ-системах, в которых ведется работа с управленческой, кадровой и другими видами документации. Таким образом, стандарт позволяет унифицировать процесс разработки систем электронного документооборота (СЭД), систем хранения документов (СХЭД) и других решений, связанных с жизненным циклом документа. Также стандарт может быть использован для оценки таких ИТ-систем.

Главная цель ГОСТ Р 7.0.109-2024

Главная цель стандарта – обеспечить соблюдение законодательных требований в сфере архивного дела и делопроизводства:

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов: в системе электронного документооборота (далее – СЭД) документы могут храниться 10 лет, после чего они переносятся в систему хранения электронных данных (далее - СХЭД) для учета, управления их хранением, а также доступа к ним до уничтожения. Соответственно, если документы подписываются электронными подписями (далее - ЭП), то в СЭД необходимо создать электронный архив для документов (срок действия которых истек, но не истек срок хранения), который ежегодно проверяется на наличие архивных документов в соответствии со справочником-номенклатурой;

Организации включают в СЭД номенклатуру дел в качестве справочника. Он является базой для учета и систематизации документов и метаданных (составление описей, актов и т.д.). В СЭД электронные архивные документы хранятся 10 лет (если это предусмотрено сроком хранения), далее переносятся в СХЭД.

Метаданные в СЭД можно уничтожить вместе с документами, если они не подлежат хранению, а срок их хранения уже истек, кроме метаданных в классе «Номенклатура дел» и «Опись дел». К ним должна прилагаться ссылка на Акт об уничтожении. Если срок хранения электронных документов (далее - ЭД) менее 10 лет, документы могут уничтожаться в СЭД, но их данные сохраняются в номенклатуре и описи дел.

Ключевые требования стандарта ГОСТ Р 7.0.109-2024 к системам электронного документооборота

• Для работы с метаданными в СЭД компании необходимо создавать словарь (справочник), в котором сохраняется вся информация об изменениях, произошедших с документами. Это перечень метаданных, сгруппированных по принадлежности к классам: характеристикам, обязательности заполнения атрибутов, методу/способу ввода, номенклатуре и т.д.
• В справочнике хранится исчерпывающая информация о передвижениях и изменениях в документах. Для этой задачи в словаре предусмотрены специальные элементы метаданных.
• Метаданные о классификации и передвижениях документов должны быть доступны для просмотра всеми участниками, имеющими права просмотра, на всем цикле движения документов. Пример реализации - экранные формы.
• Информация из других ИС должна быть неизменной без возможности внесения правок.
• Метаданные документов не могут быть изменены, если документ уже зарегистрирован, но их можно дополнять информацией о передвижениях документа.
• Компании должны создавать логическую схему метаданных документов. Т.е. нужно разделить метаданные на группы и прописать взаимосвязи.
• Для некоторых полей метаданных можно применять классификаторы и системные справочники, интегрированные информационными системами (далее – ИС) госструктур и сторонних организаций.

Схема метаданных документов в СЭД

Согласно стандарту, схема метаданных документов в СЭД включает основные классы:

- организационные документы (Регламенты по документообороту, Должностные инструкции, Положения, ГОСТЫ, ФЗ, определяющие формы документов и т.д.);

- процессы по жизненному циклу движения документов (по документообороту, по передаче ЭД в архив после 10 лет хранения в СЭД, по размещению ЭД в деле и т.д.);

- документы (ЭД, которые проходят жизненный цикл в СЭД);

- участники процессов (согласующие, подписанты, контрагенты, коллегиальные органы и т.д.).

Суть схемы: разработанные организационные документы регулируют процессы и документооборот, предоставляют соответствующие шаблоны для документов; процессы – описывают стадии прохождения жизненного цикла документа в СЭД и действия участников; участники – участвуют в процессах (данные ролей по согласованию, подписанию документа и т.д).

Важно: для каждого класса документов стандарт устанавливает десятки различных атрибутов, которые должны содержаться в метаданных.

Вывод

Если вам необходимо проверить свои системы на соответствие ГОСТ, проанализировать влияние стандарта на бизнес-процессы, или вы планируете внедрение нового решения, мы готовы стать вашим партнером в этой задаче. ТерраЛинк имеет опыт разработки систем СЭД, которые полностью соответствуют требованиям стандарта ГОСТ Р 7.0.109-2024, для ведущих российских компаний в различных отраслях. Наши специалисты могут разработать и внедрить решение с учетом всех требований или доработать существующие системы.

В команде ТерраЛинк работают опытные консультанты, которые отслеживают изменения законодательства, и ИТ-эксперты, которые отлично разбираются в тонкостях цифровых решений и умеют адаптировать их под меняющиеся условия.