Электронный документооборот в 2025 году: тренды и цифры

Мы попросили экспертов по теме ЭДО в "ТерраЛинк" поделиться рыночными трендами и кейсами из нашей клиентской практики. Вы узнаете, какие документы и процессы переводят в электронный вид чаще всего, что мотивирует бизнес к переходу на ЭДО, какие запросы мы получаем от клиентов, на какие ИТ-платформы и подходы стоит обратить внимание в 2025 году.

Популярные направления автоматизации ЭДО

Согласно свежему исследованию рынка электронного документооборота, среди процессов, переведенных в ЭДО без дублирования на бумажном носителе, лидируют:

• обмен документами с поставщиками

• обмен документами с покупателями

• кадровый документооборот в рамках юрлица

Топ-3 документов, оформляемых в электронном виде в 2025 году:

• счета-фактуры

• первичные учетные документы

• договоры

Эксперт "ТерраЛинк": "ЭДО активно проникает не только в крупный бизнес, но и в средние и небольшие организации. С развитием технологий и увеличением их доступности все больше участников рынка осознает его значимость. По нашим данным, с 2020 по 2025 год уровень проникновения ЭДО среди российских компаний вырос с с 9% до 63% и продолжает расти.

Кроме того, госорганы продолжают активно содействовать переходу на электронный обмен документами. Расширение перечня товаров, подлежащих маркировке, является одним из ярких примеров стимулирования цифровизации документооборот со стороны государства".

Популярные запросы клиентов в области ЭДО

Эксперт "ТерраЛинк": "Среди наших заказчиков за последний год усилился интерес к интеграционной шине для консолидации потоков документов и данных из различных внутренних систем и сервисов через единое окно, а также коммуникации через него с внешними сервисами (оператор ЭДО, государственные системы). Другие важные тренды - интерес к ЭДО в транспортной логистике, который стимулируется государством, а также развитие ИИ-инструментов для документооборота".

Что мотивирует бизнес переходить на ЭДО

Ключевым фактором перехода на ЭДО согласно исследованию является экономическая и операционная эффективность.

Эксперт "ТерраЛинк": "Ускорение бизнес-операций и сокращение количества ошибок происходит за счет автоматизации процессов, которая становится возможной и измеримо эффективной именно при цифровизации документооборота. Важный фактор успеха - практически мгновенная передача структурированных данных. Например, наш клиент - крупнейший российский ритейлер увеличил скорость подписания документов в 5 раз после перехода на ЭДО, что доказывает реальный эффект для бизнеса".

Законодательные требования как мотиватор снизили свое влияние и уступили место корпоративным программам цифровизации. Большинство опрошенных компаний (93%) готовы активно развивать ЭДО в рамках действующего законодательства, не дожидаясь изменения официальной позиции регуляторов.

Эксперт "ТерраЛинк": "Интересно, что законодательные требования снизили влияние, а внутренняя мотивация в компании повысила свою значимость. Это может говорить о том, что рынок в целом переходит от реактивного внедрения ЭДО по требованию регулятора к реальному осмыслению ценности этих технологий для бизнеса. С другой стороны, по отдельным направлениям мы все еще видим обратную картину. Например электронную транспортную накладную (ЭТрН) внедряют преимущественно потому, что это становится обязательным для отдельных групп товаров".

Бизнес-подразделения являются лидером среди основных получателей выгоды от внедрения ЭДО в компании. На втором месте ОЦО (общие центры обслуживания).

Тренды внедрения электронной подписи

Квалифицированная электронная подпись (КЭП), простая (ПЭП) и неквалифицированная (НЭП) набирают популярность. В частности, более чем на 60% выросло применения НЭП во внутреннем документообороте, в том числе и в кадровом.

Эксперт "ТерраЛинк": "У каждого из 3 типов электронной подписи есть особенности: зоны применения, использование криптографии, получение сертификатов, инструменты подтверждения юридической силы, возможность обмена с контрагентами и получения отчетности и т.д. Команда "ТерраЛинк" умеет грамотно внедрять подписание 3 типами подписей и встраивать электронное подписание документов в существующие бизнес-процессы и системы компании. Наши решения для ЭЦП интегрируются с различными криптопровайдерами, обладают высоким уровнем безопасности, соответствуют всем требованиям законодательства, которые мы внимательно отслеживаем".

Тренды внедрения машиночитаемой доверенности (МЧД)

Машиночитаемая доверенность – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Этот инструмент значительно упрощает процедуру подтверждения полномочий и снижает риски, связанные с документальным оформлением сделок и договоров.

Цитата эксперта: "Платформа TerraLink xDE поддерживает технологию МЧД с 2018 года и позволяет организовать центр по управлению всеми доверенностей компании в формате единого окна, в том числе для СЭД с большим потоком документов. По результатам тестов, которые мы провели с нашими заказчиками, TerraLink xDE может обработать 1 млн документов в день. Однако перед внедрением МЧД в компании важно сформировать методологию их использования, регламенты и круг сотрудников, которые будут уполномочены работать с ней. С этой задачей мы тоже будем рады помочь".

Популярные платформы для ЭДО

Цитата эксперта: "Каждый кейс внедрения ЭДО требует точечного подхода и знания всех ключевых ИТ-решений, которые представлены на рынке. Например, "ТерраЛинк" является партнером Directum, ELMA, БизнесАвтоматика, Цифровая Эпоха, LDM (ЛАНИТ), КОРУС Консалтинг, а также обладает самым длительным опытом работы с OpenText среди российских компаний. Кроме того, мы работаем с решениями 1С и готовы обсудить любые задачи для этой платформы. Это позволяет нам подбирать для заказчиков оптимальные технологии".

Заключение

Несмотря на сложности и барьеры, российские компании активно двигаются к полной цифровизации документооборота, стремясь повысить эффективность, а также снизить риски и издержки работы с бумагой. Компания "ТерраЛинк", эксперт в области разработки внедрения решений ЭДО, готова поддержать их на всех этапах цифровой трансформации.

Решения "ТерраЛинк" помогают клиентам не только соответствовать требованиям законодательства, но и ускорить процессы документооборота, улучшая контроль и безопасность обмена данными.

Свяжитесь с нами, чтобы обсудить внедрение электронного документооборота в вашей компании