Цифровой документооборот: как не отстать от партнеров и не потерять на «бумаге»

Во время пандемии многие компании перешли на электронный документооборот и убедились, насколько это безопасно и удобно. Однако отказаться от бумажных процессов поспешили не все. Какие же выгоды можно упустить, отказавшись перейти в цифру? Как обеспечить эффективный полный цифровой документооборот? Как окупить проект? Расскажем, поможем, сделаем.

В 2020 году от бумаг стали отказываться даже самые стойкие компании, которые раньше отчаянно сопротивлялись работать по-новому. Цифровизацию в сфере ЭДО стимулируют сразу несколько факторов: введение обязательной маркировки для ряда товарных групп, перевод кадровых документов в электронный формат, поддержка государственными органами новых форматов документов, а также желание многих компаний оптимизировать и упростить документооборот с партнерами и клиентами. Многие организации перешли на электронный документооборот за 2020 год по требованию контрагентов. И это логично – в пандемию руководители бизнеса ещё раз убедились, насколько сложно оформлять, подписывать и подолгу ожидать возврата оригиналов на бумаге.

Что дает переход на цифровые рельсы

Пользоваться электронным документооборотом могут все отрасли, включая госструктуры. Ограничений по масштабу тоже нет: ЭДО ускоряет принятие решений и в итоге повышает маржинальность бизнеса. Но в первую очередь переход на «безбумажное делопроизводство» снижает затраты на расходные материалы и логистику в 5-10 раз, до 7 рублей за документ, а затраты на его внедрение быстро окупаются.

Без ЭДО	С ЭДО
Формирование и печать документа на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакета документов на 6 листов формата А4, — 9 руб. Плюс расходники: картриджи, обслуживание принтера	Создание электронного документ любого объема — 0 руб., пакета документов любого объема — 0 руб.
Отправка почтой — 50–60 рублей, курьером обычно дороже в 5-10 раз, в зависимости от места назначения. Идеально, если документ не потеряется, и ответственный контрагент вернет подписанный оригинал.	Отправка — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО и вне зависимости от места назначения
Затраты на хранение документов. Аренда площади, оборудование (шкафы, полки) + обслуживание и все прелести переезда	Не требует затрат на аренду помещения под архив. Документы могут храниться бесплатно и бессрочно в электронном виде.

*без учета стоимости ПО и услуг по внедрению ПО для ЭДО

Помимо оптимизации расходов, переход на ЭДО даёт хорошую экономию рабочего времени. Сотрудник финансового департамента тратит от 4 до 8 рабочих часов на операции с пакетами бумажных документов контрагентов (печать, подпись, штамп). Если это документы десятков и сотен поставщиков и клиентов, то и количество часов бухгалтерии на работу с документами растет в несколько раз, и число сотрудников, занятых в процессе, увеличивается. Получается, что в год отдел бухгалтерии, например из 5 сотрудников, тратит на бумажную рутину почти 1000 часов.

И это еще не все бонусы ЭДО: полностью исключаются ошибки, возникающих при ручном переносе данных первичных документов. А дополнительная автоматизация процессов, например, в части бухгалтерских проводок, которые могут выполняться автоматически, позволит финансовому департаменту избавиться от ручного труда, избавиться от ошибок и экономить время на учете.

Все бумаги – в цифру. Да, это возможно

Электронные трудовые книжки, цифровые медицинские карты, электронные паспорта, транспортные накладные – уже реальность. Приказы, регламентирующие порядок введения и ведения таких документов, выпущены ответственными государственными органами, которые активно поддерживают переход на ЭДО в рамках нацпрограммы «Цифровая экономика». Эти меры положительно скажутся на рынке ЭДО. И в скором времени мы забудем, что когда-то для заключения договора приходилось ехать в другой город и собственноручно подписывать документы.

Решили, что больше не хотите ждать и бизнес-процессы требуют активного перехода на ЭДО? Рассказываем, что делать.

Шаг 1

Выбрать одного или нескольких операторов ЭДО. В идеале электронный документооборот должен охватывать всех клиентов, партнеров, поставщиков и подрядчиков. Важно определить ключевых операторов, которые максимально покроют вашу сеть бизнес-контактов. По заявке мы проведем полный анализ операторов ЭДО и выбрать тех, с кем покрытие сети ваших бизнес-контактов будет оптимальным.

Шаг 2

Сформировать целевой процесс работы с электронными документами. Важная часть перехода к ЭДО – оценка возможности цифровизации документооборота в компании и подготовка текущих бизнес-процессов к переходу на ЮЗЭДО. Наша опытная команда проанализирует процессы документооборота, сформирует дорожную карту перехода на ЭДО, разработает регламенты и должностные инструкции, поможет в определении ответственных за подписание, подготовит дополнительные соглашения о переходе на ЭДО для контрагентов и обучит сотрудников работать в новых условиях.

Шаг 3

Создать единое окно для работы с ЭДО. Мы поможем вам подобрать один из удобных вариантов:

• «одно окно» для всех документов и операторов в личном кабинете сотрудника без потери «фишек» каждого оператора ЭДО. Такой личный кабинет легко реализовать с помощью модуля TerraLink xDE Web-портал;

• «учет и работа с документами как единый процесс». Мы поможем интегрировать операции обработки документов с имеющимися учетными системами. А благодаря готовым модулям TerraLink xDE для SAP и 1С, этот процесс для сотрудников не будет новым и неизвестным.

Шаг 4

Не забыть про хранение электронных документов. Обязанность по хранению бухгалтерских документов возлагается на компанию в течение всего срока жизни документа. Электронные документы не положишь на полочку – для них требуется специальное ПО для организации электронного архива. С помощью модуля для архива TerraLink xDE мы поможем организовать единое хранилище всех ЮЗ документов по всем операторам ЭДО, а также обеспечить быстрый доступ к ним из «одного окна» Web-портала или интерфейса учетной системы для ответа на запросы налоговой и других органов.

Шаг 5

Оценить окупаемость инвестиций в проект по переходу на ЭДО. У лиц, принимающих решение о выделении бюджета, часто возникает вопрос, как быстро окупится проект? По данным наших клиентов, средний срок возврата вложений в проект ЭДО составляет 6-12 месяцев при обработке в среднем около 1 млн документов в месяц. Совместно с вами мы подберем подходящие показатели эффективности и рассчитаем их стоимостной эффект, суммируем все расходы с шага 1 до шага 4 и посчитаем три основных финансовых показателя: NPV (Net present value) – чистая приведенная стоимость, IRR (Internal rate of return) – внутренняя норма доходности, Payback – срок окупаемости. А заполненный калькулятор для расчетов вы получите в подарок.

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века и начать экономить? Тогда мы идем к вам