Роуминг в ЭДО: возможности и узкие места
Как сложности обмена документами в роуминге влияют на поставщиков и заказчиков? Что надо учитывать, выбирая оператора ЭДО? Что выбрать – роуминг или несколько операторов? На эти вопросы стараемся подробно ответить в посте, а также остановимся на важных аспектах: каким компаниям и для чего нужна данная технология, насколько высока доля роуминговых абонентов в сервисах операторов ЭДО, какие варианты выбора оператора и возможности подключения существуют
По полочкам: как работает роуминг операторов ЭДО
По принципу работы роуминг в ЭДО практически ничем не отличается от того же понятия в мобильной связи: операторы объединяются и стремятся сделать процесс передачи данных максимально бесшовным, чтобы пользователи не заметили переключения. Операторов ЭДО на рынке достаточно много, около 80 компаний. Кто-то пользуется одним оператором, кто-то другим. В случае, когда компании-партнеры пользуются разными операторами, и возникает необходимость настройки роуминга документооборота. В этом случае документы будут храниться у обоих операторов, которые, в свою очередь, должны обеспечить синхронизацию процесса обработки документов в онлайн-режиме.
Особенно остро проблема встает перед крупными заказчиками, которым приходится взаимодействовать с несколькими операторами ЭДО, так как у них много контрагентов. Это приводит к росту затрат, а также к тому, что компания вынуждена и искать дополнительные пути передачи документов. Именно поэтому еще на этапе выбора оператора ЭДО важно проработать вопрос: выбрать нескольких операторов, обеспечивающих максимальное покрытие бизнес-контактов или же предпочесть роуминговую пару. О том, как выбрать оператора ЭДО мы описали в чек-листе.
Подобрать роуминговую пару для организации комфортного обмена документами можно на сайте «Разработчиков и операторов систем электронных услуг» (НП «РОСЭУ»), где постоянно обновляется таблица роумингового соединения между операторами. При выборе оператора ЭДО можно найти в ней пару операторов, с которыми планируется обмен документами, и проверить наличие интеграции.
Еще одним вариантом отправить документы во внешние организации, которые используют другого оператора является прямое подключение нескольких операторов ЭДО к СЭД или ERP. Иными словами – выбрать мультиоператорность.
Роуминг или мультиоператорность
Приведем несколько критериев, чтобы взвесить все плюсы и минусы обоих вариантов.
Критерии |
Роуминг |
Мультиоператорность |
Удобство взаимодействия с оператором
|
Взаимодействие только с одним оператором, единая горячая линия
|
Несколько точек технической поддержки, но возможна единая горячая линия в случае, если используется интеграционное решение |
Функционал
|
Не весь функционал доступен (пакетность, связанность, аннулирование и пр.)
|
Широкий спектр функционала, «фишек» и новых разработок операторов |
Стоимость обмена |
Снижение стоимости возможно в результате роста трафика ЭДО. Как правило за роуминг оператор не взимает доп.плату |
Больше возможностей для управления снижением стоимости обмена |
Стоимость решения |
Затраты на настройку роуминга как правило отсутствуют |
Требуются затраты на разработку мультиоператорной шины, настройку единого интерфейса для пользователей, единого архива и пр. |
Интерфейс пользователя |
Пользователь работает в одном «окне» |
Пользователь работает в одном «окне» при настройке интеграции с платформами операторов. Администратор контролирует дополнительно все платформы операторов |
Архив электронных документов |
Единый |
Требуется настройка единого архива |
Управление рисками |
Риски приостановки полного потока ЭДО высокие при проблемах с основным оператором |
Возможность быстрой замены оператора в случае технических проблем |
Изменения законодательства |
Доработки и тестирование должно учитывать также изменения других операторов. Зависимость минимум от 2-х операторов |
Доработки и тестирование с каждым оператором в отдельности. Запуск ЭДО возможен по мере готовности оператора |
Опыт и новые знания |
Ограничен только одним оператором |
Полный доступ к новым разработкам каждого оператора |
Сколько стоит роуминг
В идеале, цена обмена в роуминге не должна превышать стоимости обмена в рамках одного сервиса. Но не всегда оператору удается этого достичь. Например, оплата за исходящий документ 2 рубля, а оператор контрагента хочет получать часть этой стоимости. Соответственно возникает ситуация вероятного увеличения стоимости передачи документов в роуминге. Не факт, что она повысится – это вопрос переговоров. Но и гарантировать, что документы в роуминге будут стоить столько же, сколько и документы в рамках одного оператора, никто не сможет.
Стоимость отправки документов при мультиоператорном подходе также формируется, исходя из стоимости отправки документа через каждого оператора, подключенного к системе ЭДО. Но в этом случае из-за гибкости выбора между операторами, а значит и между стоимость отправки документа, можно управлять стоимостью и ее прогнозировать в рамках проекта.
Какова сегодня доля документов в роуминге?
Текущий этап электронного выставления счетов в России можно охарактеризовать как динамично развивающийся. По данным Billentis, почти тремя миллиардами счетов-фактур ежегодно обмениваются компании из сегментов B2C и B2B в России. Около 95% документов от общего объема электронных документов в РФ отправляются с помощью прямого подключения к операторам ЭДО (по данным РОСЭУ объем роумингового трафика за последние несколько лет составляет 5-6%).
Локдаун весной 2020 года, переход к обороту маркированной продукцией, изменения законодательства, подстегивают бизнес быстрее переходить к решениям, позволяющим вести бизнес непрерывно, эффективно и с большей прозрачностью, одним из которых и является ЭДО. Это приводит к росту объемов электронных документов, что может привести и к росту числа документов, отправляемых в роуминге, и, что немаловажно, появлению новых роуминговых пар и развитию отношений операторов ЭДО. Например, в начале 2020 года «Такском» и «Тензор» ввели автоматический роуминг электронного документооборота, что избавило компании от долгой и неудобной настройки соединения в ручном режиме.
Каким компаниям подходит роуминг
Организации из разных сфер деятельности выбирают для себя роуминговый путь. Здесь нет привязки к определенной отрасли и специфическим задачам бизнеса. Обмениваться электронными документами как в роуминге, так и через прямое подключение к нескольким операторам ЭДО удобно всем – и торговым компаниям, и производственным предприятиям, и финансовым организациям. Основным критерием здесь, пожалуй, является количество документов, которыми компаниями обменивается ежемесячно.
Команда экспертов TerraLink – за разумный подход. Выбирает компания роуминг или мультиоператорность, важно чтобы сотрудникам было комфортно работать, а весь бизнес-процесс работы с электронным документом был эффективным, автоматизированным и прозрачным. Платформа TerraLink xDE поддерживает оба варианта работы с оператором.