ЭДО в 2022 году: основные изменения и новации законодательства

Электронная подпись, маркировка, электронная доверенность, транспортная накладная и другие изменения в новом году

Еще недавно переход на электронный документооборот казался долгим и ресурсоёмким процессом, внедрение которого откладывалось бизнесом на неопределенное время. Практика последних нескольких лет показала: ЭДО проще, удобнее и дешевле, чем бумажное делопроизводство. Эксперты РАНХиГС и ФНС России подсчитали, что в результате внедрения ЭДО компании почти в шесть раз могут сократить затраты в расчете на один документ, что в конечном итоге поможет их снизить на 3,5 трлн рублей.

Если переход на ЭДО есть в ближайших планах вашей компании, или вы уже работаете в ЭДО и следите за трендами и новациями законодательства, предлагаем разобраться, какие нормы стоит учесть в бизнес-процессах цифрового документооборота уже с начала 2022 года.

Электронная подпись и порядок ее получения в 2022 году

1 января 2022 года вступают в силу изменения в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новые положения меняюют правила получения и использования электронной подписи (ЭП). Внедрение изменений будет происходить постепенно. Полностью новые положения закона вступят в силу 1 января 2023 года. До этой даты будет переходный этап, когда будут действовать новые и частично старые нормы получения и использования электронной подписи.

Основные изменения:

• С 1 июля 2021 года ФНС России начала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям (ИП). За сертификатом ЭП юридического лица также можно обратиться к доверенным лицам ФНС России, которые могут от имени налогового органа принимать заявления на получение электронной подписи. Список таких доверенных лиц был опубликован на сайте ФНС России.

• После 1 июля 2021 года не все удостоверяющие центры (УЦ) могут выдавать электронные подписи, поскольку они не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. УЦ наших партнеров («Такском», «Калуга Астрал», Тензор) уже получили аккредитацию в соответствии с новыми требованиями и готовы выдавать ЭП. С полным списком аккредитованных удостоверяющих центров можно ознакомиться на сайте Минцифры РФ. Сертификаты удостоверяющих центров, не получивших аккредитацию, нельзя использовать после 31 декабря 2021 года.

• С 1 января 2022 года руководители организаций и индивидуальные предприниматели (ИП) смогут получить сертификат электронной подписи только в удостоверяющем центре ФНС России. Сертификаты на руководителей, полученные до 31 декабря 2021 в коммерческих УЦ, аккредитованных по новым правилам, можно использовать до истечения срока их действия, но не позднее 31 декабря 2022.

• С 1 января 2022 года сотрудникам понадобятся собственные электронные подписи (сертификат физического лица) и электронные доверенности (машиночитаемые доверенности, подтверждающие их полномочия). Получить подпись сотрудники смогут в аккредитованных УЦ. В октябре 2021 года стало известно, что в 2022 году для этого изменения планируется переходный период также с 1 января до 31 декабря 2022 года. Законопроект о введении переходного периода 9 декабря рекомендован к принятию во 2 чтении. Следите за новостями законодательства!

Использование машиночитаемой доверенности в ЭДО

Как было упомянуто выше, с января 2022 года сотрудники (представители) организаций и ИП должны подписывать документы сертификатом физического лица и прилагать машиночитаемую доверенность (МЧД). Более подробно читайте в п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ от 27.12.2019.

(В настоящее время сотрудники организаций используют сертификаты юридических лиц, то есть сертификаты, в которых в качестве владельца указано юридическое лицо, а также физическое лицо, действующее от имени организации по доверенности. Таким образом, право действовать от имени организации подтверждается уже самим сертификатом).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ с цифровой подписью руководителя компании или ИП. Такая доверенность нужна, чтобы подтвердить полномочия физического лица, когда он действует от имени работодателя.

Передача МЧД контрагенту согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с учетом изменений, принятых законом № 476-ФЗ предполагает несколько вариантов:

• в пакете с электронным документом, подписанным по МЧД,

• в соответствии с требованиями нормативных правовых актов ФОИВ (B2G),

• по соглашению при взаимодействии юридических лиц и ИП между собой (B2B).

(Порядок предоставления МЧД от организаций, ИП и порядок хранения, использования и отмены МЧД должны быть приняты Постановлениями Правительства РФ. Следите за новостями законодательства!)

Поддержка МЧД в информационных системах участников рынка ЭДО разработана на базе блокчейн-технологии и протестирована в рамках пилотного проекта ФНС России, который стартовал в августе 2021 года. Участниками пилота стали 9 операторов ЭДО, 6 банков, 2 ФОИВ и фирма «1С». Наиболее часто электронную подпись используют для документооборота между хозяйствующими субъектами (B2B) и с контролирующими органами (B2G). В рамках пилота ФНС проверена работа с МЧД в обоих видах взаимодействия. Поэтому если ваш оператор – участник пилота, или вы – пользователь программ 1С, ваше ПО будет готово к работе с МЧД до вступления в силу новых правил с 1 марта 2022.

Итоги эксперимента должны быть подведены до конца года и оформлены в виде доклада в Правительство с предложениями по нормативному и организационному обеспечению технологии.

Оборот маркированных товаров только через ЭДО

До конца 2021 года участники оборота маркированной продукции (импортеры, производители, дистрибьюторы, продавцы) передают сведения о движении товаров через систему Честный Знак или посредством бесплатной программы «ЭДО.Лайт». А с 1 января 2022 года станет обязательным предоставление информации в систему «Честный ЗНАК» исключительно через операторов электронного документооборота, с использованием предлагаемых ими ЭДО-сервисов.

Новые правила коснутся импортёров, производителей, дистрибьюторов и продавцов следующих маркированных товаров: табачные изделия; обувь; одежда и текстиль; автошины; парфюмерия; фототехника.

Данное Требование закреплено в Постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

Передавать прямые сообщения можно будет, только если маркированный товар выводится из оборота. Покупатели маркированных товаров не обязаны работать с ЭДО и регистрироваться в Честном ЗНАКе. Поэтому при продаже конечному потребителю продавец сможет по-прежнему подавать прямое сообщение об отгрузке с выводом из оборота.

С 1 ноября 2022 года Постановление Правительства № 841 от 31.05.2021 предписывает игрокам рынка упакованной воды вести объёмно-сортовой учёт, использовать ЭДО и направлять сведения в «Честный ЗНАК» через операторов электронного документооборота. Обязательная маркировка пива и слабоалкогольных напитков для продажи конечному потребителю может начаться уже с 1 декабря 2022 года, следует из проекта постановления правительства, который подготовил Минпромторг.

[Для автоматизации работы и передачи контрагентам любых документов с кодами маркировки подойдут сервисы платформы TerraLink xDE, которая осуществляет передачу цифрового кода маркировки в УПД через операторов ЭДО, подключенных к платформе]

Перевод транспортных документов в электронный вид

С 2022 года, согласно вступающему в силу Федеральному Закону № 336-ФЗ от 02.07.2021, участники автомобильных грузоперевозок смогут формировать перевозочные документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Речь про транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости и иные перевозочные документы, электронные форматы которых уже разработаны ФНС России, и которые будут плавно внедряться в бизнес-процессы компаний с 1 января 2022 года (формат ЭТрН утвержден Постановлением Правительства от 30.11.2021 № 2116). Соответственно, всем предприятиям, которые имеют отношение к перевозке грузов — грузоотправители, перевозчики, грузополучатели, стоит подумать о переводе на ЭДО своих логистических процессов.

Оператором системы определён Минтранс России, на этапе разработки находится ГИС электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). С учётом накопленной практики добровольного применения ЭТрН, Минтранс планирует подготовить предложения по закреплению обязанностей их использования, но уже с 2023 года. Если в 2022 году начнется плавное внедрение ЭТрН (с 1 января интеграция с ГИС ЭПД и аккредитация операторов ЭДО, с 1 марта переход к обмену транспортными документами в ЭДО) в логистические процессы компаний, то с 2023 года это станет уже обязательной нормой. Таким образом, у участников перевозочного процесса будет возможность поэтапного перехода к цифровому документообороту.

Сейчас в России сформировано несколько рабочих групп, объединяющих участников по различным признакам: вокруг бизнес-сообщества, операторов ЭДО и перевозчиков. Все они взаимодействуют с государственными ведомствами, передавая им мнения, пожелания и проблемы, возникающие при внедрении электронной транспортной накладной. Представители государственных органов анализируют обратную связь и пытаются сформировать корректные бизнес-процессы.

[Мнение нашего эксперта: согласно нашему недавнему опросу, большинство компаний считает, что сроки введения обязательных требований будут отложены, но мы советуем переходить на электронный обмен данными при заказах и отгрузках заранее, чтобы встретить изменения во всеоружии. Это позволит своевременно научиться взаимодействовать с партнёрами и операторами ЭДО, а также навести порядок со своими базами данных. С нашим партнером-оператором Docrobot мы подготовили рекомендации по переходу на ЭТрН. Смотреть видео]

И другие новации

В следующем году операторы электронного документооборота должны будут, помимо прочего, обеспечивать круглосуточную техподдержку пользователей. При этом время ожидания ответа по телефону не должно превышать 10 минут, а по электронной почте — 2-х часов. Новые требования утверждены приказом ФНС от 08.06.21 № ЕД-7-26/546@. Документ вступит в силу с 1 марта 2022 года. С этой же даты утратит силу приказ ФНС от 04.03.14 № ММВ-7-6/76@, которым установлены действующие требования.

Еще одним приказом ФНС от 29 октября 2021 г. № ЕД-7-26/936@ с 1 марта 2022 года налоговая служба вводит новый Реестр операторов электронного документооборота. Операторы, которые сейчас уже включены в перечень ФНС, будут переведены в новый реестр автоматически, но на срок не более 90 дней. Следующим шагом операторам придется в заявительном порядке обратиться в ФНС и подтвердить, что они соответствуют всем установленным требованиям.

Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года описан и регламентирован в новых статьях ТК РФ: 22.1-22.3 (согласно Федеральному закону от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ). Но решение о переходе на электронный кадровый документооборот пока остаётся за компанией-работодателем. Если работодатель принимает решение о переходе на кадровый ЭДО, он обязан оповестить сотрудников. Для подключения сотрудника к кадровому электронному документообороту необходимо его согласие. Однако оно не потребуется от работников, которые будут впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2021 года. Такие сотрудники будут подключены в обязательном порядке, если КЭДО организован в компании. Кроме того, внедрение кадрового ЭДО работодателем может быть предусмотрено коллективным договором для всей организации, если подавляющая часть сотрудников согласится перейти на новую систему.

Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году. По задумке инициаторов законопроекта, для организации кадрового ЭДО будет использоваться цифровая платформа «Работа России», на которой работодатели смогут создавать и хранить кадровые документы. Подключиться к ней можно будет через портал «Госуслуги», либо через информационную систему работодателя, при условии, что она соответствует требованиям ТК РФ.

Изменения в трудовом законодательстве, позволяющие организациям перейти на электронный кадровый документооборот, вступают в силу в следующем порядке:

• для организаций, участвовавших в эксперименте, — с 16 ноября 2021 года;

• для остальных организаций — с даты публикации Федерального закона № 377-ФЗ.