Чек-лист: как выбрать оператора ЭДО и охватить максимум контрагентов

Когда вы планируете переходить на электронный обмен документами, вам нужно определиться с одним или несколькими операторами ЭДО. По какому принципу это сделать? Существует ряд важных критериев, которые следует учитывать при осуществлении выбора. Предлагаем короткий чек-лист, с помощью которого вы легко сможете сузить круг операторов, учесть факторы, важные именно для вашего бизнеса.

Чек-лист:

1. Через какого оператора ваша компания сдаёт отчётность в налоговую?

Если окажется, что через него работают ваши главные контрагенты, то это значительно сократит ваше время на принятие решения.

2. Имеется ли у оператора опыт работы в вашей отрасли? Какое количество ваших клиентов уже обслуживает оператор?

Это нужно, чтобы понять, сможете ли вы взаимодействовать с контрагентами из своей отрасли. Иначе может получиться, что вы выбрали оператора по цене, а обмениваться не с кем.

3. Оцените функциональные возможности и насколько они соотносятся с вашими бизнес-процессами:

• какие типы документов можно отправлять, поддерживается ли оператором типизация неформализованных документов;

• предоставляет ли оператор возможность передавать дополнительные данные (дополнительную информацию) о документе для выстраивания автоматической маршрутизации документа в учетной системе компании, например, номер или код подразделения организации, номер договора, e-mail сотрудника, ответственного за обработку документа и др.;

• поддерживается ли пакетная отправка и связи между документами;

• сколько подписей можно поставить на документ, можно ли отказать в подписи, отозвать/аннулировать документ;

• можно ли рассылать приглашения к электронному обмену контрагентам;

• какой вид авторизации поддерживается;

• можно ли использовать подписи выпущенные собственным удостоверяющим центром (УЦ).

4. Готов ли оператор заключить соглашение об уровне сервиса?

Такое соглашение показывает готовность оператора обеспечивать бесперебойную работу, а также оперативно восстанавливать работу после сбоев и аварий. Во многих компаниях производственные процессы зависят от скорости обмена документами с партнёрами. Если это ваш случай, задайте вопрос об уровне сервиса. Отказ от заключения соглашения автоматически исключит такого оператора из рассмотрения.

Мы также поможем провести полный анализ операторов ЭДО и выбрать тех, с кем покрытие сети ваших бизнес-контактов будет максимальным. Напишите нам на feedback@xde.terralink.ru с темой «Проверка подключения к оператору ЭДО».