История успеха ЕВРАЗ.
Система обмена электронными юридически значимыми документами на основе продукта TerraLink xDE for SAP

О компании

ЕВРАЗ

Международная вертикально-интегрированная металлургическая и горнодобывающая компания с активами в России, на Украине, в США, Канаде, Чехии, Италии, Казахстане и Южной Африке.

Географически диверсифицированный бизнес компании объединяет около 100 000 сотрудников по всему миру. Компания работает на российском рынке металлургии с 1992 года и в настоящее время входит в ТОП 25 крупнейших производителей стали в мире.

Справка о проекте

Ситуация

Географически диверсифицированный бизнес компании и большой товарооборот обеспечивают значительный объем документооборота, в том числе обмен первичными финансовыми документами.

Решение

В ЕВРАЗ реализован проект по внедрению системы электронного обмена юридически значимыми документами между управляемыми предприятиями ООО «ТК ЕвразХолдинг» и ОАО «ЕВРАЗ НТМК».

Реализация проекта позволила ускорить документооборот между компаниями группы, сократить расходы на печать и пересылку документов.

Подготовка проекта

Актуальность проекта

Стратегия ЕВРАЗ нацелена на создание дополнительной стоимости для своих клиентов в инфраструктурных проектах. Компания постоянно совершенствует деятельность и стремится к развитию и повышению качества во всех областях бизнеса, в том числе за счет автоматизации всех бизнес-процессов в компании.

Одним из приоритетных направлений развития компании является оптимизация процессов, связанных с документооборотом, сокращение затрат и сроков на обмен документами с клиентами и контрагентами, а также автоматизация бизнес-процессов с целью снижения влияния «человеческого фактора» и повышения качества документооборота в компании.

Для достижения поставленных целей руководством компании принято решение начать процесс перехода от бумажного документооборота к электронному обмену юридически значимыми документами через операторов ЭДО в соответствии с законодательством РФ.

Предпосылки внедрения

Компания столкнулась со следующими сложностями:

  • большой штат бэк-офиса для обработки огромного количества бумажных первичных документов;
  • высокие материальные и временные затраты на обмен и сверку оригиналов между предприятиями холдинга, задержки в оформлении и предоставлении необходимых документов поставщикам и клиентам;
  • длительность поиска и подбора документов в архиве при запросах ФНС.

Критерии выбора решения

Для учета первичных финансовых документов при документообороте между компаниями холдинга используется платформа SAP. Вследствие этого были сформулированы два основных требования к системе:

  • интеграция с платформой SAP;
  • возможность работы с документами в едином пользовательском интерфейсе с базовой поддержкой функционала сервисов двух операторов ЭДО.

Реализация проекта

В результате конкурсной процедуры наиболее привлекательным оказалось предложение TerraLink, основа которого - продукт TerraLink eXtended Document Exchange (xDE) for SAP.

Продукт TerraLink xDE обеспечивает конечным пользователям возможность принимать и передавать первичные документы через сервисы операторов ЭДО в привычном пользовательском интерфейсе SAP.

Прием и передача документов осуществляется через сервисы операторов ЭДО: «Диадок» (ЗАО «ПФ «СКБ КОНТУР») и «Такском-Файлер» (ООО «ТАКСКОМ»).

Система предусматривает прием и передачу следующих документов:

  • Счет-фактура, Накладная ТОРГ-12 и Акт сдачи-приемки работ/оказания услуг (формализованный вид в формате XML и неформализованный вид в формате PDF);
  • Транспортная накладная и накладная 1-Т (неформализованный вид документов в формате PDF).

Предполагалось, что основной поток электронных документов будут составлять счета-фактуры, планируемый объем – около 10 000 документов в месяц.

Принцип работы системы электронного обмена юридически значимыми документами на примере отправки документов из ООО «ТК ЕвразХолдинг» в ОАО «ЕВРАЗ НТМК»

Особенности и сложности проекта

В процессе внедрения системы проектными командами TerraLink и ЕВРАЗ учтены особенности ведения бизнеса компании, а также требования к процедуре передачи документов в электронном виде.

Фактором успешного внедрения системы является объединение усилий проектных команд в вопросах:

  • разработки подходов к реализации требуемых бизнес-сценариев передачи электронных документов;
  • доработки функционала сервисов операторов, как следствие более тесного сотрудничества с операторами ЭДО;
  • оперативной адаптации продукта под требования бизнеса, как результат пересмотра и изменения процессов оформления исходящих первичных финансовых документов в учетной системе SAP.

Этапы внедрения

Проект был реализован в 4 этапа:

  • сбор требований: анализ текущих бизнес процессов ведения бумажного документооборота, структурирование и формализация потребностей бизнес пользователей к ЭДО;
  • разработка: создание и настройка системы в соответствии с техническим заданием;
  • тестирование: проверка работоспособности системы и ее соответствия бизнес требованиям, предъявляемым компанией, доработка и внесение изменений;
  • опытно-промышленная эксплуатация: начало обмена электронными документами, анализ работоспособности системы в промышленных масштабах.

Архитектура решения

Залогом успешной реализации проекта стали также полный контроль и анализ менеджерами проекта всех вносимых изменений, активное участие и заинтересованность руководства компании.

Результаты проекта

Бизнес-выгоды

Внедрение системы обмена электронными документами обеспечило:

сокращение прямых издержек

  • снижение трудозатрат сотрудников бэк-офиса на обработку документов;
  • сокращение расходов на печать, сканирование и пересылку оригиналов документов;
  • снижение затрат на хранение и поддержание бумажного архива.

качественные выгоды

  • сокращение сроков обмена оригиналами документов;
  • повышение прозрачности и надежности обмена документами;
  • повышение достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета;
  • снижение рисков потерь документов;
  • минимизация влияния человеческого фактора при обработке документов.

Статус проекта

С мая 2014 года произведен переход к электронному обмену первичных финансовых документов между предприятиями ООО «ТК ЕвразХолдинг» и ОАО «ЕВРАЗ НТМК» по агентским договорам ТЭО и договорам поставки товара. За три месяца эксплуатации было передано 25 тыс. документов в электронном виде.

Цитата

«Мы гордимся тем, что первыми среди компаний промышленного сектора интегрировались с системами ЭДО через SAP» - Васильев Максим, Руководитель проекта со стороны компании ООО «ТК ЕвразХолдинг»

Планы на будущее

Успешное завершение проекта по внедрению системы обмена электронными юридически значимыми документами на базе продукта TerraLink xDE for SAP на предприятиях ООО «ТК ЕвразХолдинг» и ОАО «ЕВРАЗ НТМК» обеспечивает возможность тиражирования решения на другие предприятия холдинга и организацию межкорпоративного обмена электронными документами с внешними контрагентами.