История успеха Efes Rus.
Внедрение системы обмена электронными юридически значимыми документами с контрагентами на базе продукта TerraLink xDE

О компании

Efes Rus

Пивоваренная компания, входящая в тройку крупнейших игроков на российском рынке, подразделение международной пивоваренной компании Anadolu Efes. На сегодняшний день в активах Efes Rus шесть пивоваренных заводов - в Калуге, Уфе, Казани, Новосибирске, Ульяновске и Владивостоке и 1 солодовенный комплекс.

История компании Efes Rus уходит своими корнями в историю двух пивоваренных гигантов — Anadolu Efes и SABMiller. Компания Anadolu Efes была основана в Турции в 1969 году. В настоящее время Anadolu Efes занимает 6 место среди пивоваренных компаний Европы и 11 место в мире. В активе компании — 15 действующих пивоваренных предприятий, расположенных в Турции, России, Казахстане, Молдове, Грузии и Украине. В России компания Anadolu Efes работает с 1997 года.

Компания SABMiller, один из ведущих производителей пива в мире, была основана в 1895 году в Южной Африке. На российском рынке компания SAB появилась в 1998 году, и первым заводом, вошедшим в ее актив, стал пивоваренный завод в Калуге.

В марте 2012 года крупнейшие мировые пивоваренные компании SABMiller и Anadolu Efes объявили о создании стратегического альянса, результатом которого стала объединенная компания Efes Rus.

На сегодняшний день Efes Rus является второй по объемам продаж пивоваренной копанией на российском рынке.

Справка о проекте

Наименование проекта

Разработка и внедрение системы обмена электронными юридически значимыми документами с контрагентами на базе продукта TerraLink xDE

Бизнес цели Заказчика

  • Переход на ЮЭДО с ключевыми клиентами
  • Минимизация себестоимости бизнес-процессов за счет уменьшения объема бумажного документооборота;
  • Повышение уровня конфиденциальности документооборота;

Результаты проекта

  • Внедрен сервис обработки электронных документов на базе продукта TerraLink xDE – обеспечено прямое поступление\ отправка документов в учетную систему от контрагентов через Операторов ЭДО;
  • Проведена интеграция с 3 операторами ЭДО;
  • Автоматизированы процессы обработки и согласования входящих\исходящих электронных документов.

Подготовка проекта

Актуальность

Необходимость перехода к электронному документообороту (ЭДО) была обусловлена требованиями ключевых клиентов компании Efes Rus, которые уже начали использовать сервисы Операторов ЭДО для обмена юридически значимыми документами.

Кроме того переход к ЭДО рассматривался как очередной шаг к автоматизации системы управления документами во взаимосвязи с финансово-хозяйственной деятельностью Компании и стал естественным продолжением проекта по внедрению единого финансового архива на базе SAP DA by OpenText, реализованного в 2013г.

Критерии выбора решения

Основными требованиями Компании к выбору платформы для реализации системы обработки первичных финансовых документов были:

  • Соответствие единой ИТ политике Компании;
  • Интеграция с корпоративным электронным архивом на платформе SAP Document Access by Open Text;
  • Использование стандартного SAP интерфейса для работы пользователей.

Для организации электронного документооборота выбор был сделан в пользу продукта TerraLink xDE, который предоставляет дополнительные возможности электронного обмена финансовыми документами:

  • интеграцию с системой SAP ERP,
  • возможность работы с документами в привычном пользовательском интерфейсе системы SAP ERP с полной поддержкой функционала операторов ЭДО;
  • возможность интеграции с электронным архивом первичных документов на базе решения SAP DA by Open Text;
  • полное соответствие требованиям законодательства РФ в области ЭДО.

Реализация проекта

Функциональные рамки Проекта

Работа с электронными документами

В рамках проекта к электронному обмену финансовыми документами на базе продукта TerraLink xDE были подключены ключевые клиенты компании Efes Rus. Юридическая значимость передаваемых документов была обеспечена следующими сервисами Операторов ЭДО:

  • «Диадок» компании ЗАО «ПФ «СКБ КОНТУР»,
  • «Такском-Файлер» компании «Такском»,
  • «СФЕРА Курьер» компании «КОРУС Консалтинг СНГ».

Были выбраны следующие виды документов для передачи их в электронном виде:

  • формализованные: Счет-фактура, Корректировочный счет-фактура и ТОРГ 12, вид и структура документов соответствует требованиям ФНС;
  • неформализованные: Счет на оплату, Задание, Акт сверки взаиморасчетов, Уведомление о штрафных санкциях, Информационное письмо о проведенном взаимозачете, Акт взаимозачета, Акт расчета премий, Акт выполненных работ.

Выгрузка документов

Важной частью функциональности системы стала возможность по запросу ответственного пользователя осуществлять массовую печать документов и выгрузку электронных документов для их предоставления контролирующим органам. Результирующая выборка может быть сформирована по заданному контрагенту, датам оплаты и другим критериям, вне зависимости от формата документа.

Компоненты решения

  • TerraLink xDE – поддержка обмена юридически значимыми документами через Операторов ЭДО;
  • SAP Business WorkFlow – организация процесса согласования комплектов финансовых документов;
  • SAP ERP – учетная система Компании.

Укрупненная схема бизнес-процесса:

Этапы проекта

Проект был реализован на протяжении 2013-2014 гг в несколько этапов:

Фаза 1

  • Установка и настройка продукта TerraLink xDE for SAP
  • Реализация отправки счетов-фактур в формате, утвержденном ФНС
  • Интеграция с архивным хранилищем

Фаза 2

  • Обработка остальных типов исходящих документов
  • Реализация функционала обработки входящих документов

Особенности проекта

В рамках проекта была проведена оптимизация существующих бизнес-процессов Компании для их встраивания в систему электронного документооборота с учетом требований законодательства РФ в области ЭДО.

Кроме того была осуществлена тесная интеграция системы обмена электронными документами с системой ввода и архивирования в едином пользовательском интерфейсе SAP по согласованию пакетов документов, построению отчетности и размещению документов в едином централизованном электронном архиве. Это позволило обрабатывать финансовые документы как в отсканированном, так и в электронном виде в соответствии с едиными принципами построения системы документооборота.

Результаты проекта

Статус проекта

На текущий момент осуществляется продуктивный обмен электронными документами через сервисы Операторов КОРУС Консалтинг СНГ и Диадок.

Ежемесячно Компания отправляет до 700 исходящих документов в электронном виде своим клиентам и получает от поставщиков около 100 входящих документов.

Бизнес-выгоды

Внедрение системы обмена электронными документами обеспечило:

сокращение прямых издержек

  • снижение трудозатрат сотрудников Компании на обработку документов;
  • сокращение расходов на печать, сканирование и пересылку оригиналов документов;
  • снижение затрат на хранение и поддержание бумажного архива.

качественные выгоды

  • сокращение сроков обмена оригиналами документов;
  • повышение прозрачности и надежности обмена документами;
  • повышение достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета;
  • снижение рисков потерь документов;
  • минимизация влияния человеческого фактора при обработке документов.

Планы на будущее

В планах Компании установка новой версии Продукта TerraLink xDE v.3.0 и подключение новых операторов ЭДО.